L’automazione dei processi operativi è senza dubbio uno dei metodi più efficaci per le aziende per guadagnare efficienza. E se l’automazione è ormai una pratica consolidata in molti contesti produttivi, ci sono ancora molti margini per quanto riguarda i processi operativi in senso più ampio e non strettamente legato alle fasi di produzione. Ma quali sono i vantaggi dell’estendere l’automazione delle operations? Eccone alcuni.
Come è noto, nella maggior parte delle aziende il tema dell’automazione deve essere affrontato con la giusta attenzione, soprattutto perché potrebbe incontrare una certa resistenza se interpretato come banale sostituzione del lavoro umano. Invece, automatizzare i processi significa aumentare le opportunità per il personale, in particolare per le operations, di migliorare la qualità del proprio lavoro e il valore aggiunto prodotto.
Non è un mistero, infatti, che siano proprio la sensazione di non essere apprezzati e valorizzati, oltre all’assenza di sfide, due delle principali cause per cui le persone abbandonano il posto di lavoro, secondo due pubblicazioni diffuse in tempi diversi da Glassdoor e Indeed. L’automazione dei processi operativi può diventare l’opportunità perfetta per cogliere questa sfida incontrando, parallelamente, il favore degli operatori.
La trasformazione digitale può aiutare ad automatizzare i processi nel modo migliore, costruendo strumenti sempre più efficaci e soprattutto calibrati sui reali bisogni aziendali. Per farlo, è possibile partire anche da soluzioni standard, grazie alla parametrizzazione e alla realizzazione di strumenti su misura. Ecco i principali vantaggi dell’automatizzazione.
Fra tutti gli aspetti legati all’automatizzazione dei processi operativi, questo è senza dubbio il più intuitivo: di fatto si tratta della principale caratteristica dei sistemi informativi: effettuare le operazioni che hanno margini di ripetitività in modo più rapido. Inoltre, grazie all’integrazione fra reparti e infrastrutture, è possibile estendere il vantaggio lungo tutta la filiera: si pensi per esempio all’agilità di un sistema di approvazione ordini in cui la commessa, appena approvata, arriva direttamente alla produzione senza che i documenti relativi debbano essere movimentati manualmente.
Quanto le operazioni sono automatizzate attraverso una infrastruttura IT, dati e informazioni diventano immediatamente disponibili lungo tutta la filiera aziendale. Questo significa, per esempio, che magazzino, spedizioni e fatturazione saranno sempre aggiornati, in modo automatico e contemporaneo, sullo stato di evasione degli ordini. Questo comporta un grande vantaggio anche per il floor shop, in particolare per i responsabili di produzione, che non dovranno più effettuare inserimenti manuali, che spesso richiedono tempo e sforzi e che in molti casi vengono evasi con tempistiche non certe.
La burocrazia interna legata alla produzione, per esempio il già citato inserimento manuale di ordini, commesse ed evasioni, fa parte di quello che gli anglosassoni chiamano con un termine colorito grunt work: ripetitivo e poco entusiasmante. Automatizzare i processi operativi significa ridurlo al minimo e, spesso, rimodularlo sotto forma di controllo dei dati già prodotti dai sistemi. Un salto di qualità considerevole per le persone che se ne devono occupare e che avranno più tempo da dedicare ai compiti legati alla produzione propriamente detta.
Una delle principali cause di insoddisfazione nelle aziende italiane è la scarsità di tempo per svolgere tutti i compiti preposti. Un’automazione dei processi realizzata secondo le buone pratiche significa eliminare il tempo dedicato ad attività collaterali, spesso percepite come poco utili, a favore di una maggiore valorizzazione degli operatori specializzati.
Maggiore efficienza, riduzione dei colli di bottiglia e miglioramento della produttività delle persone conducono a un considerevole efficientamento delle operazioni, che incideranno in modo meno prominente sul costo finale della merce o dei servizi, con conseguente possibilità di alzare la marginalità o aumentare la competitività sul mercato.
Automatizzare i processi produttivi può realmente diventare una grande opportunità per le aziende, anche dal punto di vista del miglioramento della soddisfazione del personale. Tuttavia, perché i processi operativi aziendali siano davvero efficace, è indispensabile il coinvolgimento delle operazioni stesse, per identificare in modo concertato i margini di miglioramento e le opportunità di implementazione relative.