Cosa serve per implementare il Process Mining?

Con l'aumento della complessità delle operazioni e dei processi nelle aziende, il Process Mining (PM) è emerso come una soluzione significativa per aiutare a ottenere informazioni sui processi e identificare i colli di bottiglia per il loro miglioramento.

Gli utilizzi principali che vengono fatti del Process Mining sono:

1. Process Discovery
   Un'organizzazione può lanciare un'iniziativa di Process Mining per risolvere le difficoltà di esecuzione di un processo aziendale critico come, ad esempio, il processo produttivo all’interno di un’azienda manifatturiera. Queste difficoltà possono determinare l’aumento dei costi, la mancanza di produttività e di trasparenza, problemi di conformità, commesse in ritardo e molto altro.
   In questi casi, il Process Mining può essere utilizzato come strumento autonomo di scoperta dei processi per identificare le cause principali di questi problemi e sviluppare soluzioni per risolverli.

2. Process Monitoring
   Un altro approccio consiste nel lanciare un'iniziativa più ampia che abbracci più reparti e che miri a scoprire e monitorare i processi aziendali in tutta l'organizzazione. In questo modo si può avere una visione olistica dell'esecuzione dei processi, identificare le inefficienze e contribuire allo sviluppo di best practice che possono essere condivise in tutta l'organizzazione.

3. Process Automation
   Infine, il Process Mining può essere integrato in un'iniziativa di iper-automazione, che comprende una piattaforma più ampia di tecnologie di automazione orientate ai risultati, come l'automazione robotica dei processi (RPA), l'elaborazione intelligente dei documenti (IDP), i flussi di lavoro (BPM/BPA), il Low Code e altre ancora. Combinando queste tecnologie, le organizzazioni possono raggiungere un livello più elevato di maturità dei processi e ottimizzare maggiormente le loro operazioni.

Affinché un progetto di Process Mining si avvii con successo è comunque necessario avere dei requisiti di base, fondamentali e imprescindibili, che garantiscano l’applicabilità e la fattibilità di un progetto di Process Mining.

Cosa è necessario per implementare con successo un progetto di Process Mining?

I requisiti necessari affinché un progetto di Process Mining venga gestito con successo, possono essere suddivisi in requisiti tecnici e requisiti non tecnici:

Requisiti non tecnici:

1. Definizione degli Obiettivi Aziendali
   Coinvolgere i dirigenti e le parti interessate per definire chiaramente gli obiettivi e le sfide aziendali che il Process Mining mira ad affrontare. Questo processo deve essere guidato da una visione strategica per massimizzare il valore del progetto.

2. Collaborazione e coinvolgimento delle parti interessate
   Creare un ambiente collaborativo coinvolgendo tutte le funzioni aziendali interessate nel progetto di Process Mining. L'apertura al feedback e la partecipazione attiva delle parti interessate favoriscono la successiva implementazione delle migliorie.

3. Capacità analitica e decisionale
   Sviluppare una solida capacità di analisi dati all'interno dell'organizzazione per interpretare correttamente i risultati del Process Mining e utilizzare queste analisi per guidare decisioni strategiche e implementare azioni correttive.

Requisiti tecnici:

1. Presenza di Processi Informatizzati ed Event Log
   è necessario avere processi aziendali informatizzati che generano event log, cioè registrazioni dettagliate delle attività svolte. Questi event log sono un requisito tecnico fondamentale per l'analisi tramite Process Mining.

2. Raccolta dei Dati
   Avere competenze tecniche per estrarre, aggregare e trasformare i dati dagli event log dei sistemi informativi aziendali. Utilizzare strumenti adeguati per garantire l'integrità e l'accuratezza dei dati.

3. Pulizia e Preparazione dei Dati
   Saper eseguire la pulizia e la preparazione dei dati event log in modo accurato per evitare distorsioni e incoerenze nelle analisi. La trasformazione dei dati è essenziale per garantire che siano pronti per l'analisi tramite Process Mining.

Sono i requisiti tecnici più importanti di quelli non tecnici?

I requisiti non tecnici hanno la stessa importanza dei requisiti tecnici. Secondo un recente studio di Gartner, infatti, entro il 2026, si prevede che il 25% delle aziende globali avrà adottato piattaforme di process mining come primo passo verso la creazione di un gemello digitale per le operazioni aziendali, aprendo la strada a operazioni aziendali autonome. Tuttavia, una maturità insufficiente nella gestione dei processi aziendali impedirà al 90% delle organizzazioni di raggiungere i risultati di business desiderati dalle loro iniziative di process mining end-to-end.

In questo contesto, diventa fondamentale preparare l'azienda al cambiamento e adottare strategie che aiutino i dipendenti a essere pronti a modificare i loro compiti quotidiani e le loro abitudini operative. Coinvolgere attivamente i dipendenti nel processo di cambiamento, fornire formazione continua e promuovere una cultura aziendale aperta all'innovazione sono passi essenziali per superare le sfide della maturità gestionale e massimizzare i benefici del Process Mining.

Quando un’azienda può ritenersi pronta ad adottare il Process Mining?

In base ai dati di Gartner, entro il 2026, si prevede che il 25% delle aziende adotterà soluzioni di Process Mining. In questo scenario, valutare la preparazione dell'azienda all'implementazione del Process Mining diventa un elemento chiave per garantire il successo del progetto. Quando un'azienda rispetta i requisiti tecnici e non tecnici precedentemente delineati, dimostra di essere pronta ad adottare il Process Mining in modo efficiente.

L'importanza di coinvolgere attivamente i dipendenti, definire chiari obiettivi aziendali, garantire una solida capacità analitica e tecnologica, e avere processi informatizzati ben strutturati non può essere sottovalutata. Preparare l'organizzazione al cambiamento e alla trasformazione digitale è cruciale per massimizzare i benefici derivanti dall'implementazione del Process Mining e superare le sfide associate alla gestione dei processi aziendali. Investire risorse e impegno strategico in questi aspetti chiave contribuirà al successo e alla maturità gestionale nell'ambito del Process Mining.

Il valore aggiunto di Metisoft nei progetti di Process Mining

Metisoft svolge un ruolo chiave nell'aiutare a definire il successo del Process Mining attraverso l'applicazione di una metodologia ben strutturata come il DMAIC (Definire, Misurare, Analizzare, Migliorare, Controllare). Il DMAIC è un approccio metodologico ampiamente utilizzato in ambito Lean Six Sigma per affrontare i problemi e migliorare i processi in modo sistematico. Quando applicato al Process Mining, il DMAIC consente a Metisoft di guidare le aziende attraverso una serie di fasi chiaramente definite per garantire un'implementazione efficace e un'ottimizzazione continua dei processi.