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Conversione SAP S/4HANA: perché hai bisogno di una strategia

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In questo momento molti clienti SAP si stanno domandando cosa devono fare con SAP S/4HANA. E’ meglio approfittare di questa fase per avviare un progetto di conversione e dotarsi della nuova tecnologia prima della concorrenza, oppure è meglio aspettare e dare la priorità ad altri investimenti? Gli aspetti da valutare per prendere una decisione sono molti e questo genere di decisioni dovrebbero essere prese con una chiara visione strategica, che guardi almeno al medio termine. In questo articolo cercheremo di darvi una mano a capire cosa è necessario valutare per decidere qual è l’approccio migliore per la vostra azienda.

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Abbiamo già visto come la conversione SAP S/4HANA non sia un progetto da prendere alla leggera e abbiamo anche avuto modo di comprendere quale sia l’approccio suggerito da SAP ad un progetto di conversione, descrivendo gli aspetti della conversione tecnica seguita poi dalle innovazioni incrementali. A questo punto potremmo essere spaventati di fronte alle possibili incognite insite nel progetto e tentati dal voler rimandare. Oppure potremmo essere pieni di entusiasmo per via delle innovazioni a cui potremmo attingere, per traghettare la nostra azienda verso la digital transformation. In fin dei conti SAP posiziona SAP S/4HANA come “digital core” per l’organizzazione digitale che supporta l’Intelligent Enterprise, quindi quale scelta migliore potremmo fare ora se non avviare immediatamente il progetto di conversione?

Mi sento di poter dire con assoluta certezza che in questo caso entrambe le opzioni che abbiamo messo sul tavolo sono sbagliate. Questo non è né il momento di frenare bruscamente né il momento di accelerare alla cieca. Questo è il momento in cui bisogna capire qual è il futuro che vogliamo per la nostra azienda e progettarlo. Questo è il momento in cui dobbiamo definire una strategia.

La necessità di una strategia

Definire una strategia per la conversione a SAP S/4HANA equivale a focalizzare le energie nella definizione di un valore da realizzare attraverso la conversione, specifico per il proprio contesto aziendale e IT. Iniziare ad affrontare la migrazione per poi vedere cosa succede è il modo sbagliato di procedere. Nella definizione di una strategia ci si prende del tempo per capire qual è il punto da cui si parte, definire una chiara visione di come SAP S/4HANA, e i miglioramenti che potrebbe portare in azienda, possano contribuire a creare valore, e quindi definire chiaramente quali attività devono essere svolte prima, durante e in seguito alla conversione.

Come sappiamo SAP S/4HANA non è il successore di SAP ERP, bensì un nuovo prodotto. Sebbene molte delle funzionalità presenti in SAP ERP siano ancora disponibili, la strategia SAP ha portato a rivedere la copertura funzionale della propria galassia applicativa, apportando dei cambiamenti rilevanti che devono essere valutati anche in ottica di roadmap di sviluppo. Alcune soluzioni presenti in SAP ERP sono ancora disponibili e costantemente sviluppate. Altre sono disponibili ma senza strategia evolutiva. Altre ancora sono state eliminate e ricollocate in soluzioni spesso cloud. Altre infine sono state aggiunte e verranno sviluppate e potenziate in futuro. La conoscenza di tutti questi elementi abbinata alla strategia evolutiva dell’azienda consente di valutare qual è la configurazione applicativa che meglio si confà alla realtà dell’azienda stessa, tenendo presente che l’evoluzione tecnologica ha reso meno rigida la distinzione fra ciò che è dentro il sistema gestionale e ciò che è fuori, soprattutto da un punto di vista dell’utente. Al contrario, in assenza di una chiara visione evolutiva, si rischia di fare scelte sbagliate e di adottare soluzioni che presto dovranno essere riviste o sostituite, con conseguente spreco di risorse preziose. Oggi ad esempio potremmo pensare di convertire il nostro sistema a SAP S/4HANA lasciando i processi di gestione del magazzino implementati in WM, visto che SAP ha deciso di mantenere il componente (oggi chiamato Stock Room Management), oppure cogliere l’opportunità per fare sinergia sul change management e decidere di unificare la user interface degli operatori del magazzino, facendo confluire tutto su Fiori e quindi trasformare il magazzini WM in EWM, magari nella versione Basic, approfittando quindi della possibilità di utilizzare una nuova tecnologia che SAP dichiara di voler continuare a potenziare.

In questo caso come in altri è evidente che non c’è una scelta giusta per tutti, ma che la decisione va presa in seguito ad un’analisi del contesto specifico. Purtroppo però è molto difficile per i clienti avere un’idea chiara della situazione attuale e della strategia evolutiva definita da SAP, sia perché alcune cose tendono a cambiare troppo frequentemente, sia perché la galassia applicativa SAP e le correlazioni fra i vari prodotti sono piuttosto articolati e complessi. Anche per questo è importante affidarsi a un partner preparato ed affidabile che sappia fornire i consigli giusti.

Elementi chiave per il successo

Quando ci si approccia alla conversione è estremamente utile definire un’agenda del cambiamento, che indichi come l’azienda si vede nel medio termine e abbinarla ai possibili benefici che SAP S/4HANA (ma non solo SAP S/4ANA) può portare per agevolare il cambiamento stesso. La chiave per la definizione della strategia è quindi un assessment profondo, che vada molto al di là della verifica di fattibilità tecnica, e che consenta individuare lo stato iniziale e di avere una chiara visione futura, così da tracciare una via verso l’impresa che immaginiamo.

Tutto questo lavoro consente di definire un business case e fissare i contorni del progetto, sia dal punto di vista dell’approccio tecnologico, sia dal punto di vista dell’approccio al progetto nel suo complesso. Vediamo qui di seguito alcuni elementi chiave da gestire attentamente per assicurare il successo dell’iniziativa.

Valore per il business

Non ha molto senso avventurarsi in un progetto di conversione SAP S/4HANA se prima non si è identificato quale valore questo progetto porterà al nostro business, qualsiasi sia ciò che il nostro business considera “valore”. Nell’identificazione del valore non dobbiamo focalizzarci solo sui soliti KPI legati agli aspetti economici che, è vero, sono importanti, ma non riescono a descrivere accuratamente tutte le dimensioni del concetto stesso di valore. E’ semplice dimostrare che alcune delle nuove funzionalità che devono essere implementate durante la conversione o che possono essere implementate in seguito, possono produrre vantaggi economici grazie alla riduzione dei tempi di processamento delle varie attività di business, ma è altrettanto facile individuare elementi che portano un valore più difficile da misurare con un numero, ma comunque importante, come ad esempio la riduzione del rischio che si ottiene sostituendo una piattaforma obsoleta o la possibilità di approcciarsi a nuovi mercati o a nuovi modelli di interazione con clienti e fornitori.

Approccio tecnologico

La conversione a SAP S/4HANA è prima di tutto un progetto tecnico e di conseguenza l’approccio tecnologico deve rivestire un ruolo centrale nella definizione della strategia. Le componenti tecnologiche a cui è necessario prestare attenzione sono quelle legate alla soluzione in sé (ad esempio le funzionalità incluse e lo sviluppo strategico delle stesse), l’infrastruttura da implementare (ad esempio il sizing, che va definito in un’ottica di sviluppo futuro ma anche di re-distribuzione delle funzionalità nell’ecosistema applicativo finale) e l’integrazione della soluzione con prodotti cloud e on premise (solitamente anche legacy).

La chiave del successo è avere ben chiaro in mente come sarà il futuro landscape applicativo. Quali saranno i moduli di SAP S/4HANA che verranno utilizzati per i vari processi di business e con quali altri componenti, SAP e non SAP, Cloud e On Premise, dovranno interagire. L’utilizzo di tool come il SAP Readiness Check o il SAP Business Scenario Recommendations può mettere a disposizione dell’azienda informazioni tecniche di grande importanza nella definizione della soluzione to-be, ma ancora più importante è la combinazione delle informazioni ottenute dai tool con la visione strategica, per assicurare un approccio tecnologico che sia in grado di sostenere lo sviluppo dell’azienda del futuro.

Approccio al progetto

Il progetto di conversione SAP S/4HANA è un progetto per sua natura lungo, anche solo nella fase di pura conversione tecnica. Se a questo aggiungiamo tutto il tempo da spendere nelle attività preventive e quello da dedicare all’adozione delle innovazioni successive alla conversione, capiamo che ci dobbiamo porre immediatamente su un orizzonte di medio termine. La qualità della pianificazione, la definizione di un team dedicato, l’individuazione di un budget declinato per le varie fasi di progetto e un attento monitoraggio di tutte le deviazioni, sono le basi su cui si deve fondare il progetto di conversione SAP S/4HANA.

Prima di affrontare il progetto di conversione vero e proprio è necessario eseguire tutta una serie di attività di preparazione come ad esempio l’esecuzione di task propedeutici che possono essere eliminati dal percorso critico, semplificando la conversione tecnica. Progettare correttamente le fasi precedenti alla conversione può consentire inoltre di anticipare l’adozione di soluzioni che diventeranno obbligatorie in SAP S/4HANA, riducendo (di nuovo) la complessità della conversione e distribuendo diversamente l’attività di change management e il relativo impatto sul business. Sempre nella fase precedente può essere utile pianificare un progetto di archiviazione, così da poter ridurre il tempo della conversione e (soprattutto) il costo dell’architettura a supporto del DB HANA.

Abbiamo già detto che le innovazioni non obbligatorie verranno adottate dopo il progetto di conversione, ma anche per queste è fondamentale una pianificazione chiara e organica con tutto il progetto di trasformazione, in modo da sostenere il business case e garantire che l’innovazione tecnologica sarà disponibile quando il business se l’aspetta.

Un buon piano di progetto e medio termine è il giusto strumento a supporto della strategia di trasformazione aziendale. Nell’affrontare un progetto di conversione SAP S/4HANA suggeriamo inoltre di utilizzare strumenti di collaborazione dedicati che consentono di migliorare la qualità del lavoro, eliminare le ridondanze e ridurre l’impegno organizzativo a supporto del progetto. Un ottimo strumento da tenere presente è KTern, di cui parleremo in uno dei prossimi articoli.

L'importanza della strategia per il business

In questo articolo abbiamo cercato di spiegare l’importanza di una strategia in un progetto di conversione SAP S/4HANA. La strategia è fondamentale per definire un piano di trasformazione con basi solide e ci consente di fare le scelte giuste guardando al domani, permettendoci di focalizzare la nostra attenzione sulla produzione di valore per il business. Nella definizione della strategia le fasi fondamentali sono comprendere la situazione attuale, scegliere la configurazione futura in base al piano di trasformazione aziendale e definire la tabella di marcia che consente di realizzare il cambiamento.

Se valutiamo il progetto di conversione SAP S/4HANA all’interno di un piano strategico di trasformazione aziendale, poniamo le basi per un progetto di successo che consentirà di produrre valore per il business e che contribuirà alla crescita dell’azienda.

 

Articolo scritto da Stefano Rizzi, Business Development Manager di Metisoft. 

 

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Stefano Rizzi

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