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Conversione SAP S/4HANA: suggerimenti per un progetto di successo

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Convertire un sistema SAP ERP in un sistema SAP S/4HANA significa “upgradare” il sistema trasferendo in SAP S/4HANA tutto il software (custom compreso), tutta la configurazione e tutti i dati. La cosa è possibile se in origine si ha un sistema ERP in release 6.0 o superiore, Unicode senza stack Java e la destinazione ammessa è solo la versione SAP S/4HANA on premise, anche in modalità private cloud.

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Affrontare la conversione SAP S/4HANA con successo

La conversione è supportata da una serie imponente di tool realizzati da SAP e può essere affrontata con la consapevolezza di avere a disposizione degli strumenti solidi e consolidati che, se usati nel modo giusto, garantiscono il completamento di tutte le attività e il successo dell’iniziativa. Ci sono però molte insidie e molte possibili complicazioni che devono essere prevenute e costantemente monitorate, per evitare di trasformare un’iniziativa “dal successo garantito” in un vero e proprio incubo.

In questo articolo vi darò diverse importanti indicazioni da tenere presente in alcune delle fasi del vostro viaggio verso SAP S/4HANA.


Assessment 

Ci sono molti modi per approcciare l’assessment e probabilmente ogni partner SAP vi proporrà qualcosa di leggermente differente, ma non c’è nessun modo per avviare un progetto di conversione SAP S/4HANA di successo, senza aver fatto preventivamente un assessment adeguato.

Un assessment andrebbe fatto con un considerevole anticipo rispetto all'avvio del progetto e vi dovrebbe consentire non solo di ottenere una stima dei tempi e dei costi della conversione con tanto di relativa individuazione di potenziali rischi e opportunità, ma vi dovrebbe fornire soprattutto una visione strategica della vostra azienda e di come le nuove funzionalità disponibili in SAP S/4HANA possono accompagnare e facilitare il percorso di cambiamento che avete in mente. Se è vero che la conversione SAP S/4HANA va trattata come un upgrade tecnico, nel quale si adottano soltanto le innovazioni obbligatorie lasciando a una fase successiva l’adozione delle innovazioni facoltative a maggior valore aggiunto, è anche vero che prima di avviare il progetto è bene avere una visione a tendere della soluzione gestionale, che vada ben oltre la data di go live della conversione. In questo modo è possibile definire un business case a sostegno dell’investimento e una strategia applicativa organica e completa, cogliendo anche opportunità di efficientamento e semplificazione.

Nell’approcciare un assessment valutate le proposte di vari partner SAP e scegliete quella che vi sembra più vicina alle vostre esigenze, diffidando però di chi tende a minimizzare l’importanza dell’attività ed evitando di cercare di risparmiare eccessivamente riducendo l’ambito dello stesso. Quello che fate in questa fase definisce quale sistema informativo avrete in futuro e vi consentirà di supportare il business attuale e quello di domani, impostando un progetto che guarda più a chi sarete che a chi siete oggi. Ogni euro ben speso in un assessment di qualità vi porterà molto più valore di quanto immaginate.

Pianificazione

Una pianificazione ben fatta è il prerequisito irrinunciabile per qualsiasi progetto di successo, figuriamoci per un progetto complesso come la conversione SAP S/4HANA. Nella scelta di chi supporterà la vostra conversione affidatevi a chi vi propone l’utilizzo di una metodologia standard e possibilmente sostenuta da SAP come la metodologia Activate. Questo vi metterà nelle condizioni di affrontare il progetto dando il dovuto peso alle attività da svolgere in ogni singola fase e, soprattutto, evitando il rischio di dimenticare di pianificare attività importanti che se non trattate correttamente possono mettere a serio rischio l’iniziativa.

 

 

La pianificazione deve tenere conto dell'effettiva disponibilità delle risorse IT e di Business dell'azienda nelle varie fasi di progetto, in base alla previsione di coinvolgimento che vi verrà comunicata dal partner. La previsione di coinvolgimento non va sottostimata perchè un inadeguato supporto da parte dell'azienda nelle fasi critiche porterà inevitabilmente ad una perdita importante nella qualità del progetto e, potenzialmente, anche ad un fallimento dello stesso. La pianificazione deve inoltre contenere della contingency da utilizzare soprattutto nelle attività maggiormente a rischio e per le quali è pressoché impossibile garantire l'accuratezza della pianificazione preventiva.

Tanto per farvi un esempio, un progetto di conversione ben organizzato dovrebbe prevedere il tempo necessario per eseguire almeno due test di conversione su sand box con le relative correzioni dei dati contabili. La pianificazione del tempo disponibile per la correzione deve essere sufficiente per consentire di completare le attività necessarie fra la realizzazione della prima sand box e della seconda, ma prima di effettuare il primo test non c’è nessun modo per assicurare che sarà possibile completare tutte le correzioni usando solo due sand box. Un progetto sano deve nascere con una contingency adeguata a gestire un eventuale terzo test su sand box. Pianificare un progetto dall’inizio con una durata di un paio di mesi superiore è solitamente poca cosa in confronto al rischio di dover rivedere la pianificazione in corsa e alla certezza che i due mesi in più non previsti provocheranno uno slittamento del go live ben superiore.

Nel valutare la scelta del partner che vi accompagnerà diffidate di quelli che vi garantiscono conversioni “alla velocità della luce”, soprattutto se lo fanno senza proporvi allo stesso tempo l’utilizzo di acceleratori certificati e solidi strumenti di automazione, come ad esempio KTern.

 

 

Scarica il nostro webinar on demand >> "KTern: come agevolare la conversione a SAP S/4HANA e risparmiare risorse"

 

Nel pianificare la conversione prestate inoltre molta attenzione alla release che andrete ad implementare. SAP S/4HANA on Premise viene aggiornato con una nuova release ogni 12 mesi. L’ultima release oggi disponibile è la 1909, dove 19 rappresenta l’anno di uscita e 09 il mese. Ogni tre mesi, dopo l’uscita di ogni nuova release, SAP distribuisce dei pacchetti di aggiornamento. I primi due (FPS01 e FPS02) contengono in gran parte nuove funzionalità, mentre l’ultimo (SPS03) contiene soprattutto correzioni degli errori rilevati nei mesi precedenti.

 

E' buona norma approcciare un progetto di conversione definendo, fin dal primo giro di test su sand box, la relaese di SAP S/4HANA con cui andremo live. Cambiare release durante il corso del progetto è una pessima idea perché questo può mettere in discussione molte delle attività svolte e alcune delle scelte fatte. Di solito non è una buona idea pensare di andare live con la release di nuova uscita (SPS00) perchè questo può costringervi ad installare diverse note oss per correggere i possibili problemi riscontrati durante i test o durante l’utilizzo dopo il go live. Nella definizione della strategia fatevi guidare dal partner avendo però bene in mente i suggerimenti che vi ho appena dato e tenendo in considerazione che generalmente, nel caso in cui sia possibile e sostenibile per il business, è meglio andare live con una release in SPS03 che con quella immediatamente successiva in SPS00. Tenete presente che se, in seguito al go live, si riesce ad avviare una serie di attività volte all’attivazione delle funzionalità innovative di SAP S/4HANA con una conseguente standardizzazione dei processi, diventerà più facile pianificare aggiornamenti periodici del sistema e quindi potrete disporre comunque delle release più innovative a mano a mano che usciranno (e saranno consolidate).

Esecuzione della conversione

In questa sezione non vi parlerò di quello che dovete fare durante la conversione, per raccontarvelo servirebbero diversi post. Quello che oggi mi preme fare è spingervi ad anticipare quante più attività possibile, lasciando per l’effettiva conversione solo quelle che non possono essere gestite diversamente. L’esecuzione di una conversione SAP S/4HANA può essere insidiosa e, pur avendo fatto una pianificazione quanto più accurata possibile, possono capitare degli incidenti di percorso che potrebbero costringervi a gestire qualche attività imprevista. Eliminare attività dal percorso critico è la prima azione da fare per mitigare i rischi del progetto, soprattutto se queste attività possono andare ad insistere su risorse preziose e limitate in azienda, che rischiano di diventare colli di bottiglia.

Una delle attività che vanno assolutamente eliminate dal reale progetto di conversione è l’attivazione della Customer Vendor Integration e la conseguente trasformazione di tutti i clienti e fornitori in Business Partner. Il tempo necessario per realizzare l’attività, propedeutica per la successiva conversione a SAP S/4HANA, è influenzato pesantemente dalla quantità e qualità dei vostri dati anagrafici e dalla disponibilità delle persone di business che dovranno prendere le decisioni. E sicuramente deleterio lasciare questo task all’interno dei task del progetto di conversione, perché l’azienda non ne riceve nessun beneficio, ma in compenso un imprevisto nell’esecuzione dell’attività si può trasformare in un potenziale ritardo del progetto.

Una situazione molto simile la possiamo evidenziare per l'individuazione del codice custom non usato e l'adattamento di quello usato al nuovo database HANA. Se è vero che gran parte dell'adattamento del custom relativo alle semplificazioni di SAP S/4HANA non può essere effettuato finché non si ha a disposizione il sistema convertito, è altrettanto vero che il 100% dell’adattamento al nuovo database HANA si può fare tranquillamente nel vecchio sistema ERP anche se si continua a utilizzare il vecchio database. Di nuovo, lasciare questo task fra le attività da pianificare durante il progetto di conversione è molto più che inutile.

Potrei continuare a farvi altri esempi ma quel che conta capire qui è che, se sapete che presto o tardi convertirete il vostro sistema a SAP S/4HANA, dovete iniziare a domandarvi cosa si può evitare di lasciare fra i task del progetto di conversione cercando di affrontarlo in anticipo. Rivolgetevi ad un partner che sappia consigliarvi in base alla vostra situazione specifica e che vi aiuti a tracciare un percorso di avvicinamento a un progetto di conversione sicuro.

Innovazioni incrementali

Trattare il vostro progetto di conversione come un upgrade vi consente di ridurre il costo del progetto, limitarne i rischi ed evitare significative attività di change management. Inoltre abbiamo già visto che le innovazioni non obbligatorie non possono essere attivate durante il progetto di conversione e nella migliore delle ipotesi possono essere pianificate subito dopo il go live.

Un altro dei motivi che dovrebbero spingervi ad evitare di pianificare con grande anticipo una serie eccesiva di cambiamenti è che SAP S/4HANA è davvero un nuovo gestionale che non solo porta con sé molte funzionalità innovative, ma porta soprattutto tantissima innovazione in processi consolidati e altrettanta innovazione in tutte le funzionalità utente. Per semplificare la comprensione del tema vi faccio un esempio. Magari oggi credete di aver bisogno di un nuovo strumento di business intelligence e pensate che sia il caso di fare un unico investimento nel quale aggiornate il sistema ERP e vi dotate di una nuova piattaforma di BI, ma non avete ancora avuto modo di toccare con mano le potenzialità degli embedded analytics e fate fatica a capire se le funzionalità incluse nella suite (ma in gran parte attivabili immediatamente dopo la conversione) possono soddisfare buona parte dei vostri requisiti o meno.

Oggi, prima di avviare un progetto di conversione, è il momento giusto per farsi domande e per conoscere. E' il momento giusto per capire qual è la direzione in cui volete portare la vostra azienda e valutare quali delle innovazioni che SAP S/4HANA possono contribuire alla vostra strategia. E' il momento di analizzare un possibile impegno per l'implementazione e di iniziare a mettere le innovazioni in un’ipotetica sequenza temporale che, dopo la conversione, consenta di rilasciare al business quelle che portano maggior valore con un modello di adozione incrementale. E’ il momento di definire degli scenari evolutivi e un percorso da seguire sapendo però che l’adozione di un nuovo ERP così rivoluzionario come SAP S/4HANA porta con se esigenze nuove che oggi non sappiamo di avere e può far apparire inutili cose che oggi ci sembrano assolutamente irrinunciabili.

Anche per questo oggi dovreste fare un assessment: per iniziare a tracciare la rotta ed evitare di prendere decisioni avventate.

Conclusione

Ora che avete capito quali sono alcuni dei requisiti per un progetto di conversione di successo iniziate a parlare con i partner e cercate di capire come loro interpretano l’approccio alla conversione e cosa vi suggeriscono di fare. Fatevi un’idea di quali sono i partner che vi danno maggiore sicurezza e che vi ispirano fiducia e metteteli alla prova con una delle attività che vi ho consigliato di anticipare. Sceglietene uno per fare un assessment e iniziate a tracciare una strategia evolutiva facendovi aiutare nella definizione di un business case. Non rimandate un’attività che sapete di dover fare solo perché forse c’è ancora tempo, ma pianificatela appena potete per trarne in anticipo tutti gli indiscutibili vantaggi che porterà.

 

Articolo scritto da Stefano Rizzi, Business Development Manager Metisoft

 

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Stefano Rizzi

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