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Conversione SAP S/4HANA: suggerimenti per un progetto di successo

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conversione SAP S/4HANA Convertire un sistema SAP ERP in un sistema SAP S/4HANA significa “upgradare” il sistema trasferendo in S/4HANA tutto il software (custom compreso), tutta la configurazione e tutti i dati. La cosa è possibile se in origine hai un sistema ERP in release 6.0 o superiore, Unicode senza stack Java e, fino a qualche tempo fa, la destinazione ammessa era soltanto la versione SAP S/4HANA on premise (anche in modalità private cloud).

conversione sistema SAP S/4HANA

 

Nel corso degli ultimi anni la strategia SAP è decisamente cambiata e l’opzione “On-Premise” rappresenta sempre di più una scelta difficilmente sostenibile. In virtù di questa nuova strategia, SAP ha lanciato il programma “RISE with SAP” e il prodotto “SAP S/4HANA Cloud Private Edition”, grazie ai quali è finalmente possibile trasformare un sistema SAP ECC in un sistema veramente Cloud, convertendo al contempo le licenze on premise in subscriptions cloud. Quello su cui si atterra, non è un SaaS puro al 100% ma qualcosa che gli somiglia molto.

migrazione SAP S/4HANA

Fasi della conversione a SAP S/4HANA

Qualunque sia il modello di deployment di SAP S/4HANA che hai in mente, la conversione è supportata da una serie imponente di tool realizzati da SAP e può essere affrontata con la consapevolezza di avere a disposizione degli strumenti solidi e consolidati che, se usati nel modo giusto, garantiscono il completamento di tutte le attività e il successo dell’iniziativa. Ci sono però molte insidie e molte possibili complicazioni che devono essere prevenute e costantemente monitorate, per evitare di trasformare un’iniziativa “dal successo garantito” in un vero e proprio incubo.

In questo articolo, ti darò diverse importanti indicazioni da tenere presente in alcune delle fasi del tuo viaggio verso SAP S/4HANA:

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Assessment: il primo step

Ci sono molti modi per approcciare l’assessment e probabilmente ogni partner SAP ti proporrà qualcosa di leggermente differente, ma non c’è nessun modo per avviare un progetto di conversione SAP S/4HANA di successo, senza aver fatto preventivamente un assessment adeguato.

Un assessment andrebbe fatto con un considerevole anticipo rispetto all’avvio del progetto e dovrebbe consentire, non solo di ottenere una stima dei tempi e dei costi della conversione con tanto di relativa individuazione di potenziali rischi e opportunità, ma soprattutto fornire una visione strategica dell’azienda e di come le nuove funzionalità disponibili in S/4HANA possono accompagnare e facilitare il percorso di cambiamento che si ha in mente. Se è vero che la conversione SAP S/4HANA va trattata come un upgrade tecnico, nel quale si adottano soltanto le innovazioni obbligatorie lasciando a una fase successiva l’adozione delle innovazioni facoltative a maggior valore aggiunto, è anche vero che prima di avviare il progetto è bene avere una visione a tendere della soluzione gestionale, che vada ben oltre la data di go live della conversione. In questo modo è possibile definire un business case a sostegno dell’investimento e una strategia applicativa organica e completa, cogliendo anche opportunità di efficientamento e semplificazione.

Nell’approcciare un assessment, valuta le proposte di vari partner SAP e scegli quella che sembra più vicina alle tue esigenze, diffidando però di chi tende a minimizzare l’importanza dell’attività ed evitando di cercare di risparmiare eccessivamente riducendo l’ambito dello stesso. In questa fase, si definisce quale sistema informativo avrai in futuro e ti consente di supportare il business attuale e quello di domani, impostando un progetto che guarda più a chi sarai rispetto a chi sei oggi. Ogni euro ben speso in un assessment di qualità ti porterà molto più valore di quanto immagini.


Pianifica la tua conversione

Una pianificazione ben fatta è il prerequisito irrinunciabile per qualsiasi progetto di successo, figuriamoci per un progetto complesso come la conversione SAP S/4HANA. Nella scelta di chi supporterà la tua conversione, affidati a chi ti propone l’utilizzo di una metodologia standard e possibilmente sostenuta da SAP come la metodologia Activate. Questo ti metterà nelle condizioni di affrontare il progetto dando il dovuto peso alle attività da svolgere in ogni singola fase e, soprattutto, evitando il rischio di dimenticare di pianificare attività importanti che se non trattate correttamente possono mettere a serio rischio l’iniziativa.

 

pianificazione SAP S/4HANA

 

La pianificazione deve tenere conto dell’effettiva disponibilità delle risorse IT e di Business dell’azienda nelle varie fasi di progetto, in base alla previsione di coinvolgimento che ti verrà comunicata dal partner. La previsione di coinvolgimento non va sottostimata perché un inadeguato supporto da parte dell’azienda nelle fasi critiche porterà inevitabilmente ad una perdita importante nella qualità del progetto e, potenzialmente, anche ad un fallimento dello stesso. La pianificazione deve inoltre contenere della contingency da utilizzare soprattutto nelle attività maggiormente a rischio e per le quali è pressoché impossibile garantire l’accuratezza della pianificazione preventiva. Tanto per farvi un esempio, un progetto di conversione ben organizzato dovrebbe prevedere il tempo necessario per eseguire almeno due test di conversione su sandbox con le relative correzioni dei dati contabili. La pianificazione del tempo disponibile per la correzione deve essere sufficiente per consentire di completare le attività necessarie fra la realizzazione della prima sandbox e della seconda, ma prima di effettuare il primo test non c’è nessun modo per assicurare che sarà possibile completare tutte le correzioni usando solo due sandbox. Un progetto sano deve nascere con una contingency adeguata a gestire un eventuale terzo test su sandbox. Pianificare un progetto dall’inizio con una durata di un paio di mesi superiore è solitamente poca cosa in confronto al rischio di dover rivedere la pianificazione in corsa e alla certezza che i due mesi in più non previsti provocheranno uno slittamento del go live ben superiore.

Nel valutare la scelta del partner che ti accompagnerà, diffidate di quelli che ti garantiscono conversioni “alla velocità della luce”, soprattutto se lo fanno senza proporvi allo stesso tempo l’utilizzo di acceleratori certificati e solidi strumenti di automazione, come ad esempio KTern (per un maggior approfondimento, scarica il nostro webinar on demand "KTern: come agevolare la conversione a SAP S/4HANA e risparmiare risorse").

Nel pianificare la conversione presta inoltre molta attenzione alla release che andrai ad implementare. SAP S/4HANA on Premise e Private Cloud viene aggiornato con una nuova release ogni 12 mesi. L’ultima release oggi disponibile è la 2021, rilasciata a ottobre dello scorso anno. Ogni tre mesi, dopo l’uscita di ogni nuova release, SAP distribuisce dei pacchetti di aggiornamento. I primi due (FPS01 e FPS02) contengono in gran parte nuove funzionalità, mentre l’ultimo (SPS03) contiene soprattutto correzioni degli errori rilevati nei mesi precedenti.

pacchetti aggiornamento SAP /4HANA

 

E’ buona norma approcciare un progetto di conversione definendo, fin dal primo giro di test su sandbox, la release di SAP S/4HANA con cui andrai live. Cambiare release durante il corso del progetto, può essere una pessima idea perché questo può mettere in discussione molte delle attività svolte e alcune delle scelte fatte. Di solito non è una buona idea nemmeno pensare di andare live con la release di nuova uscita (SPS00) perché questo può costringerti ad installare diverse correzioni standard per eliminare i possibili problemi riscontrati durante i test o durante l’utilizzo dopo il go live.

Nella definizione della strategia, fatti guidare dal partner avendo però bene in mente i suggerimenti che ti ho appena dato e tenendo in considerazione che generalmente, nel caso in cui sia possibile e sostenibile per il business, è meglio andare live con una release in SPS03 che con quella immediatamente successiva in SPS00.

Tieni presente che se, in seguito al go live, si riesce ad avviare una serie di attività volte all’attivazione delle funzionalità innovative di S/4HANA con una conseguente standardizzazione dei processi, diventerà più facile pianificare aggiornamenti periodici del sistema e quindi potrai disporre comunque delle release più innovative a mano a mano che usciranno (e saranno consolidate). La cosa diventa ancora più importante se scegli di andare verso la versione Private Cloud. In questa versione, all’interno del canone standard, puoi richiedere a SAP un upgrade annuale. Se il sistema è molto vicino allo standard, le attività connesse all’upgrade e non coperte dal canone (solitamente seguite da un partner SAP), possono essere gestite con un costo ridotto e questo può rendere più interessante l’idea di avere un sistema sempre aggiornato all’ultima release.

Esecuzione della conversione

In questa sezione non ti parlerò di quello che dovrai fare durante la conversione, ma vorrei spingerti ad anticipare quante più attività possibile, lasciando per l’effettiva conversione solo quelle che non possono essere gestite diversamente. L’esecuzione di una conversione S/4HANA può essere insidiosa e, pur avendo fatto una pianificazione quanto più accurata possibile, possono capitare degli incidenti di percorso che potrebbero costringerti a gestire qualche attività imprevista. Eliminare attività dal percorso critico è la prima azione da fare per mitigare i rischi del progetto, soprattutto se queste attività possono andare ad insistere su risorse preziose e limitate in azienda, che rischiano di diventare colli di bottiglia.

Una delle attività che vanno assolutamente eliminate dal reale progetto di conversione è l’attivazione della Customer Vendor Integration e la conseguente trasformazione di tutti i clienti e fornitori in Business Partner. Il tempo necessario per realizzare l’attività, propedeutica per la successiva conversione a S/4HANA, è influenzato pesantemente dalla quantità e qualità dei tuoi dati anagrafici e dalla disponibilità delle persone di business che dovranno prendere le decisioni. E’ sicuramente deleterio lasciare questo task all’interno dei task del progetto di conversione, perché l’azienda non ne riceve nessun beneficio, ma in compenso un imprevisto nell’esecuzione dell’attività si può trasformare in un potenziale ritardo del progetto.

Una situazione molto simile la possiamo evidenziare per l’individuazione del codice custom non usato e l’adattamento di quello usato al nuovo database HANA. Se è vero che gran parte dell’adattamento del custom relativo alle semplificazioni di SAP S/4HANA non può essere effettuato finché non si ha a disposizione il sistema convertito, è altrettanto vero che il 100% dell’adattamento obbligatorio al nuovo database HANA si può fare tranquillamente nel sistema ERP, anche se si continua a utilizzare il vecchio database. Di nuovo, lasciare questo task fra le attività da pianificare durante il progetto di conversione è molto più che inutile.

Potrei continuare a fare altri esempi, ma quel che conta capire è che, se presto o tardi convertirai il tuo sistema a SAP S/4HANA, devi iniziare a domandarti cosa si può evitare di lasciare fra i task del progetto di conversione cercando di affrontarlo in anticipo. Rivolgiti ad un partner che sappia consigliarti in base alla tua situazione specifica e che ti aiuti a tracciare un percorso di avvicinamento a un progetto di conversione sicuro.

Innovazioni incrementali

Trattare il tuo progetto di conversione come un upgrade ti consente di ridurre il costo del progetto, limitare i rischi ed evitare significative attività di change management. Inoltre abbiamo già visto che le innovazioni non obbligatorie non possono essere attivate durante il progetto di conversione e, nella migliore delle ipotesi, possono essere pianificate subito dopo il go live.

Un altro dei motivi che dovrebbero spingerti ad evitare di pianificare con grande anticipo una serie eccessiva di cambiamenti è che SAP S/4HANA è davvero un nuovo gestionale, che non solo porta con sé molte funzionalità innovative, ma porta soprattutto tantissima innovazione in processi consolidati e altrettanta innovazione in tutte le funzionalità utente. Per semplificare la comprensione del tema ti faccio un esempio. Oggi credi di aver bisogno di un nuovo strumento di business intelligence e pensi che sia il caso di fare un unico investimento nel quale aggiornare il sistema ERP e dotarsi di una nuova piattaforma di BI, ma non hai ancora avuto modo di toccare con mano le potenzialità degli embedded analytics e fai fatica a capire se le funzionalità incluse nella suite (ma in gran parte attivabili immediatamente dopo la conversione) possono soddisfare buona parte dei tuoi requisiti o meno.

Oggi, prima di avviare un progetto di conversione, è il momento giusto per farsi domande e conoscere, per capire qual è la direzione in cui voler portare la tua azienda e valutare quali delle innovazioni di SAP S/4HANA possano contribuire alla tua strategia. E’ il momento di analizzare un possibile impegno per l’implementazione e di inserire le innovazioni in un’ipotetica sequenza temporale che, dopo la conversione, consenta di rilasciare al business quelle che portano maggior valore con un modello di adozione incrementale. E’ il momento di definire degli scenari evolutivi e un percorso da seguire sapendo però che l’adozione di un nuovo ERP così rivoluzionario come SAP S/4HANA porta con sé esigenze nuove che oggi non sappiamo di avere e può far apparire inutili cose che oggi ci sembrano assolutamente irrinunciabili.

Anche per questo dovresti iniziare oggi a fare un assessment: per iniziare a tracciare la rotta ed evitare di prendere decisioni avventate.

Scegli subito un partner qualificato per il tuo progetto di conversione.

Ora che hai capito quali sono alcuni dei requisiti per un progetto di conversione di successo, inizia a parlare con un partner e cerca di capire come interpreta l’approccio alla conversione e cosa ti suggerisce di fare. Fatti un’idea di quale sia il partner che ti dia maggior sicurezza e fiducia e mettilo alla prova con una delle attività che ti ho consigliato di anticipare. Scegli un partner per l’assessment e inizia a tracciare una strategia evolutiva facendoti aiutare nella definizione di un business case. Non rimandare un’attività che sai di dover fare solo perché forse c’è ancora tempo, ma pianificala appena puoi per trarne in anticipo tutti gli indiscutibili vantaggi che porterà. Recenti studi hanno dimostrato che, in considerazione del numero di progetti di passaggio a SAP S/4HANA da fare nel mondo, anche mettendoli tutti in sequenza, oggi non c’è una sufficiente capacità di consulenza per completarli entro il 2027. Con il passare del tempo, sarà più difficile trovare un partner che ti seguirà nel modo giusto e ti porterà verso S/4HANA nel modo che tu vorrai e sarà probabile che un progetto che dovrebbe trainare la tua azienda in una direzione strategica, si trasformi in un peso.

 

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Articolo scritto da Stefano Rizzi, SAP S/4HANA Project Manager & Intelligent Enterprise Partner Ambassador

 

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Stefano Rizzi

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