SAP S/4HANA On Premise o Cloud: come scegliere la soluzione giusta?

Come probabilmente già tutti sapete SAP S/4HANA, il nuovo ERP successore di SAP ECC, ha fra le innovazioni principali quella di poter essere implementato in modalità On Premise o in modalità Cloud. SAP cita spesso l’espressione “One codeline” per far passare il messaggio che le due soluzioni sono basate sullo stesso software di base, ma nonostante questo le due soluzioni non sono identiche e per poter scegliere qual è quella più adatta alla nostra azienda dobbiamo fare tutta una serie di considerazioni.

In questo articolo cercherò di fornirvi alcuni strumenti utili per valutare quale sia la soluzione che maggiormente soddisfa i vostri requisiti.

Definiamo le due soluzioni

Come al solito SAP si diverte a rinominare i prodotti e questo a volte genera un po’ di disorientamento. Cerchiamo allora di fare chiarezza. Fino a qualche tempo fa abbiamo sempre sentito parlare di due versioni di SAP S/4HANA:

• Sap S/4HANA On Premise (licenza SAP acquistata dal cliente), che poteva essere implementato in modalità completamente On Premise (quindi all’interno del proprio data center) o in modalità Private Cloud (quindi all’interno del data center di SAP o di un qualsiasi altro fornitore in grado di gestire l’infrastruttura necessaria).
• SAP S/4HANA Cloud (software utilizzato in modalità SaaS), che poteva essere implementato in modalità Single Tenant (un’infrastruttura dedicata alla nostra azienda) o Multi Tenant (un’infrastruttura condivisa con altri clienti SAP).
  
  

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Volendo semplificare le cose possiamo schematizzare la nuova nomenclatura in questo modo:

Inoltre SAP cambierà anche la numerazione delle release rilasciate. Fino ad oggi per la versione on premise veniva rilasciata una nuova versione in ogni autunno, denominata ad esempio 1909 (dove 19 è l’anno e 09 è il mese di rilascio). Dal prossimo anno la nuova release on premise si chiamerà 2020, riportando quindi soltanto l’anno. A quanto pare SAP ha però intenzione di mantenere l’attuale numerazione delle release della soluzione cloud. Come potete intuire dalla seguente immagine la prossima release della soluzione on premise 2020 verrà rilasciata prima della release cloud 2011 (dove 11 è ancora il mese). Continuate a leggere i nostri articoli perché probabilmente su questo tema ci saranno ulteriori variazioni e il rischio di fare confusione è elevato.

Da ora in poi utilizzeremo solo la nuova nomenclatura. Per iniziare a farvi una prima idea delle caratteristiche principali delle due soluzioni SAP S/4HANA date un’occhiata all’immagine seguente.

Come scegliere tra le quattro opzioni

Per riuscire a scegliere la soluzione SAP S/4HANA e il relativo modello di deployment è necessario innanzitutto farsi un’idea di cosa contraddistingue le diverse combinazioni, che tratteremo in ordine crescente di impatto dell’implementazione sull’azienda:

1. SAP S/4HANA Cloud Essential Edition

Questa soluzione si basa su un’infrastruttura pubblica, condivisa con altri clienti e gestita solo ed esclusivamente da SAP. Come dicevamo la licenza è del modello Software as a Service e di conseguenza non richiede un investimento iniziale da ammortizzare nel tempo. La soluzione è aggiornata automaticamente da SAP con upgrade ogni 4 mesi (senza eccezioni) per i quali il cliente deve preoccuparsi solo di fare una minima attività di test. La soluzione contiene un sottoinsieme delle funzionalità della Extended Edition e possono essere attivate delle specifiche verticalizzazioni industriali. Inoltre ad oggi è disponibile per “sole” 42 nazioni.

La possibilità di personalizzazione è molto limitata; le modifiche possono essere fatte in gran parte attraverso le API rese disponibili e tramite l’utilizzo della SAP Cloud Platform. La soluzione mette a disposizione degli strumenti di configurazione “self service” dove l’unica strategia da seguire è quella del “fit to standard”, quindi l’adattamento dei processi aziendali ai processi attivabili attraverso l’adozione delle best practice. Questa è l’unica soluzione in cui l’accesso al sistema può essere fatto solo ed esclusivamente tramite Fiori.

2. SAP S/4HANA Cloud Extended Edition

Questa soluzione si basa su un’infrastruttura a voi dedicata gestita da SAP o da uno degli “Hyperscaler”, come ad esempio Microsoft, Amazon, Google, ecc. Se avete intenzione di scegliere questa soluzione tenete presente che dovrete affrontare l’acquisto della sottoscrizione per un numero minimo di utenti sotto al quale non si può andare. Il modello di calcolo del numero minimo è abbastanza complicato perché si basa sul concetto di “FUE” (Full Usage Equivalents) e considera in maniera diversa gli utenti Professional, Functional e Productivity, ma comunque il meccanismo si concretizza in un costo minimo da sostenere che potrebbe essere più alto delle reali necessità di un’azienda medio-piccola. Come nel caso precedente la licenza è SaaS mentre il numero di upgrade annui previsti è due, ma con un approccio molto più flessibile. Le funzionalità incluse sono quelle complete di SAP S/4HANA, con ad oggi la disponibilità di 25 verticalizzazioni industriali, 64 nazioni e 39 lingue. C’è qualche limitazione sugli add-on di terze parti che invece sono utilizzabili nelle versioni AnyPremise. Le possibilità di personalizzazione sono molto più elevate che nella versione Essential, ma le modifiche allo standard continuano a non essere ammesse. Anche nell’implementazione di questa soluzione la strategia continua ad essere quella del “fit to standard” e dell’adozione delle best practice, ma è comunque disponibile il classico approccio al customizing tramite la ben nota struttura IMG e di conseguenza è possibile implementare qualsiasi tipo di processo specifico della vostra azienda.

3. SAP S/4HANA AnyPremise Private Cloud

Anche questa soluzione si basa su un’infrastruttura a voi dedicata gestita da SAP o da uno degli “Hyperscaler”, come ad esempio Microsoft, Amazon, Google, ecc, dove SAP si occupa comunque di definire gli standard minimi a cui attenersi. Come con il vecchio SAP ECC in questo caso si deve acquistare una licenza e sottoscrivere un contratto di manutenzione annuale, ma non c’è nessun impegno ad eseguire upgrade periodici. Va tenuto comunque presente che SAP consente di restare nella “Mainstream Maintenance” per soli 5 anni, dopo i quali, se non avete provveduto ad aggiornare al sistema passando ad una release manutenuta, dovrete sottoscrivere un contratto di manutenzione “Customer Specific”. Volendo fare un esempio, premesso che sarebbe bene fare comunque un upgrade ogni anno, se avete installato SAP S/4HANA 1709 e non volete passare alla customer specific maintenance, dovrete effettuare l’aggiornamento del sistema al massimo entro il 2022.

Come potete intuire questa soluzione è completamente estensibile e customizzabile e inoltre supporta tutte le verticalizzazioni industriali esistenti e tutti gli add-on dei partner. Anche per questa soluzione è raccomandato un modello di adozione “fit to standard” anche tramite l’adozione delle best practice, ma l’estrema possibilità di customizzazione e personalizzazione consente di adattare l’applicazione ad ogni genere di scenario aziendale.

4. SAP S/4HANA AnyPremise

In tutto e per tutto identica alla soluzione precedente dal punto di vista funzionale, questa soluzione si distingue solo per l’impatto più significativo sull’organizzazione IT del cliente, che dovrà preoccuparsi di gestire, direttamente o tramite dei partner infrastrutturali, un sistema gestionale molto complesso, dove le attività di manutenzione ordinaria e straordinaria possono generare una considerevole quantità di lavoro e, se non approcciate correttamente, anche dei possibili disservizi.

Come scegliere la soluzione giusta

Probabilmente alcune delle caratteristiche descritte nella prima parte di questo articolo vi hanno già dato degli elementi decisionali importanti. Se invece avete ancora dei dubbi possiamo cercare di evidenziare altri elementi distintivi che possono aiutarvi a scegliere la soluzione più adatta alla vostra azienda.

Innanzitutto, nella scelta fra la soluzione Cloud e la soluzione AnyPremise, va tenuto in considerazione un limite che può rendere non percorribile una delle due vie: non è possibile effettuare una conversione di SAP ECC verso le soluzioni Cloud. Di conseguenza, se fra le cose a cui non potete rinunciare ci sono tutti i vostri dati storici e avete già deciso che volete passare a SAP S/4HANA evitando di fare una nuova implementazione e la conseguente ripresa dati, dovete scegliere la soluzione AnyPremise.

Fra le cose che vanno necessariamente tenute in considerazione c’è l’aspetto economico, che però va trattato in maniera molto più ampia che sulla base di un confronto fra i costi di licenza e di infrastruttura. A una prima occhiata può sembrare che scegliendo una soluzione SaaS si possano ridurre in maniera significativa i costi, evitando investimenti in hardware, formazione e infrastruttura. Inoltre le soluzioni Cloud non ci sono costi di manutenzione da sostenere, contrariamente a quanto succede adottando le soluzioni AnyPremise. Nel caso in cui poi la soluzione AnyPremise dovesse essere implementata all’interno dell’infrastruttura dell’azienda, bisogna valutare anche i costi legati al data center, alla sicurezza, al personale che dovrà occuparsi della gestione, ecc. Solo avendo ben chiari tutti i costi legati alla gestione della soluzione gestionale si può fare un’analisi benefici seria e un confronto accurato fra le diverse soluzioni. Chiaramente vanno tenute in considerazione anche le limitazioni imposte da SAP, come ad esempio quella legata al numero minimo di utenze che devono essere sottoscritte se si sceglie la soluzione Cloud Extended Edition.

In alcuni casi i clienti preferiscono scegliere l’opzione AnyPremise solo per stare “più tranquilli”, temendo che l’azienda non sia pronta ad adattarsi ad una soluzione Cloud e a dei modelli predefiniti. Questo però in realtà spesso è un falso problema. Chi sceglie di passare a SAP S/4HANA farebbe bene a farlo per tutto quello che la soluzione ha da offrire in modo nativo, piuttosto che per la possibilità di piegarla e adattarla a processi e abitudini aziendali stratificate su anni di usi e consuetudini. Qualunque soluzione SAP S/4HANA scegliate fareste meglio a tentare quanto più possibile di adattare i processi aziendali a quelli definiti nelle best practice o, al limite, a customizzare dei processi in linea con la vostra operatività sfruttando gli strumenti standard messi a disposizione sa SAP. Questo consentirà di ridurre notevolmente i costi e i tempi di implementazione e renderà molto più facile mantenere il sistema regolarmente aggiornato, consentendovi di avere a disposizione, a un costo contenuto, tutte le innovazioni regolarmente rilasciate da SAP. Se poi non siete ancora convinti, pensate che le possibilità di personalizzazione che avete a disposizione sulla versione Cloud Extended Edition sono assolutamente le stesse che dovreste limitarvi ad utilizzare nella versione AnyPremise. Non potrete (quasi assolutamente) modificare lo standard, ma perché scegliere la migliore soluzione ERP del mercato se poi, già prima di utilizzarla, pensate di doverla modificare drasticamente?

Cosa bisogna tenere presente nel valutare la soluzione giusta?

Abbiamo visto che nella valutazione della soluzione giusta per la vostra azienda ci sono molti fattori da valutare e molti falsi miti da sfatare. Nell’approcciare la decisione tenete presenti soprattutto le cose più importanti: strategia di adozione, possibilità di adattamento della vostra azienda allo standard, TCO comparato e disponibilità delle funzionalità necessarie per far funzionare il vostro business. Fatevi aiutare nella valutazione da un partner che non sia interessato a vendervi una soluzione specifica o, peggio ancora, ad implementare il vostro sistema tramite l’adozione di un pre-customizzato adattato a SAP S/4HANA. Valutate sempre le best practice e gli strumenti che SAP mette a disposizione per farvi toccare con mano le potenzialità del sistema prima di pensare a come cambiarlo. Non perdete l’occasione per sfruttare la discontinuità offerta dalla necessità del cambiamento, al fine di valutare le diverse soluzioni con serietà e spirito critico, scegliendo quella più adatta a voi solo dopo aver pienamente compreso le caratteristiche distintive delle varie opzioni e come queste possono contribuire alla realizzazione della vostra visione strategica.