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Governance in Teams: come gestire al meglio la piattaforma Microsoft

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L’emergenza Covid-19 ha rappresentato, in particolare per il nostro paese, un cambio netto delle modalità di lavoroLe imprese italiane si sono trovate nella necessità di riorganizzarsi per garantire la continuità delle attività e la cooperazione delle risorse: secondo i dati dell’ISTAT, il 73,1% delle imprese di medie dimensioni e il 37,2% delle piccole imprese hanno introdotto o esteso lo smart working durante la pandemia. In taluni casi hanno scoperto che le attività da remoto non confliggono necessariamente con la produttività e che il rapporto costi-benefici può essere più che positivo, non solo per il lavoratore. Lo stesso Jared Spataro, “Corporate Vice President di Microsoft 365” ha dichiarato che si vivrà una nuova normalità nella quale si richiederà di continuare a utilizzare questi nuovi strumenti per molto tempo. Per questa ragione, l’incidenza dello smart working nel mondo del lavoro e dell’educazione è destinata a crescere rispetto al passatoanche una volta archiviata l’emergenza pandemica. 

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Senza l’adozione e l’utilizzo delle piattaforme che i grandi partner tecnologici hanno messo a disposizione delle aziende, tutto questo non sarebbe stato possibile. Microsoft ad esempio, si è posta in prima linea per fronteggiare questa situazione critica, aderendo all’iniziativa “Solidarietà Digitale”, promossa dal Ministero per l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione. 
L’operazione di marketing ha avuto l’obiettivo di promuovere l’utilizzo gratuito delle tecnologie utili ad approcciare il lavoro Agile. 

Microsoft Teams, la piattaforma collaborativa che ha aiutato le aziende durante lo smart working  

Tra i vari strumenti adottati e sponsorizzati troviamo senz’altro Microsoft Teams. Per chi non ne avesse ancora sentito parlare, si tratta di una piattaforma (inclusa nell’offerta Microsoft 365) di comunicazione e collaborazione unificata che combina chat di lavoro persistente, videoconferenza, condivisione di contenuti ed integrazione di applicazioni; lanciata nel 2016 è presente ormai in 181 mercati e disponibile in 53 lingue. 

La sua ascesa è stata sorprendente: se facciamo riferimento ai dati ufficiali Microsoft, l’hub per la produttività conta 75 milioni di utenti attivi al giorno (contro i 20 milioni relativi a novembre 2019) e in Italia, nel mese di marzo, la crescita è stata del 775%. Ciò mette in evidenza come questa piattaforma abbia più che triplicato la percentuale di coinvolgimento delle persone. 

Leggi anche >> Microsoft Teams, il digital workplace più completo

Che ruolo avrà Microsoft Teams all’interno delle aziende?  

Per le diverse imprese che hanno deciso di introdurre Microsoft Teams per agevolare lo smartworking è però arrivato il momento di comprendere che ruolo avrà questa piattaforma all’interno delle proprie organizzazioni anche nel prossimo futuro e, soprattutto, di verificare se l’applicazione è stata integrata in modo corretto nei processi aziendali. 

Per affrontare in modo adeguato questa fase è necessario predisporre un piano di governance efficiente dell’intera piattaforma Microsoft 365, con un’attenzione particolare a Microsoft Teams; definire le risorse, i processi la struttura per la collaborazione può rappresentare il valore aggiunto che contraddistingue la digitalizzazione aziendale, evitando che si crei un’area di lavoro disorganizzata che sopprime la produttività e crea lacune nella sicurezza.

Come gestire la creazione dei Team all’interno della piattaforma 

Occorre anzitutto evidenziare che la procedura di creazione di un nuovo Team scatena degli automatismi interni alla piattaforma cloud che determinano la definizione di oggetti come gruppi Microsoft 365, workspace all’interno di Power BI, piani di lavoro in Planner, ecc. 

Nella maggior parte delle occasioni, le persone coinvolte nella creazione di un Team non sono a conoscenza di questi elementi e, soprattutto, di essere gli owner di riferimento; inoltre, anche se tali oggetti non influiscono in modo negativo nella operatività rappresentano molto spesso un inutile appesantimento nelle fasi di manutenzione del sistema. Seppur in costante miglioramento, facciamo riferimento ad esempio al rilascio pianificato della possibilità di selezionare/definire un nuovo template di Team, il processo di creazione rappresenta tuttora una fase fondamentale della governance sulla quale ogni azienda dovrebbe porre la massima attenzione. L’autonomia degli utenti nella creazione dei Team determina una numerosità a volte ingiustificata di aree collaborative, e questo si ripercuote sulla produttività e sull’efficacia. Difficoltà di individuare un determinato documento e/o informazione, ridondanza dei contenuti, regole relative a codifiche e/o utilizzo di template non rispettati sono le problematiche che molto spesso i clienti mettono in evidenza. Così come segnalazioni in ambito sicurezza, dove alcuni contenuti vengono condivisi erroneamente a risorse interne o, peggio ancora, esterne all’organizzazione. 

La governance in Microsoft Teams

Si rende quindi necessario l’adozione di un processo di governance che rispetti le regole e le norme definite dall’azienda e tuteli le persone che utilizzano la piattaforma di collaborazione di Microsoft 365.  

Per far questo, è fondamentale unire il set di features messe a disposizione da Microsoft per le funzionalità di governance con un processo che consolidi l’intero ciclo di vita un Team all’interno dell’organizzazione, senza rallentare minimamente l’operatività delle persone. 

L’introduzione di un form custom che gestisca la raccolta di informazioni aggiuntive, di un flusso approvativo e di un automatismo che si occupi della fase di creazione di un nuovo Team secondo gli standard aziendali definiti, rappresenta indubbiamente un valore aggiunto per l’intera organizzazione. 

Le persone continueranno ad avere la possibilità di richiedere in autonomia la creazione di una nuova area di lavoro, ma allo stesso tempo gli amministratori potrebbero determinare in qualsiasi momento la correttezza della struttura e l’origine degli oggetti del mondo 365, garantendo un supporto adeguato ed evitando di completare aggiornamenti/attività che potrebbero compromettere il lavoro dei colleghi. 

 Il numero di nuovi utenti di Teams continua a crescere, settimana dopo settimana. È vero che l’emergenza Covid-19 ha rappresentato il fattore determinante per l’ascesa prepotente di questa piattaforma, ma ora è necessario che le aziende approccino il tema della governance effettuando un’adeguata configurazione ed un training con il supporto di partner esperti, che possano rendere autonome e consapevoli le organizzazioni che utilizzano la piattaforma. 

 

Articolo scritto da Raffaele Camilletti, Metisoft Project Leader 

 

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Raffaele Camilletti

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