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La lista di controlli da effettuare per determinare il beneficial owner

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La lista di controlli da effettuare per determinare il beneficial owner

Il beneficial owner, cioè il beneficiario effettivo, è un importante elemento da verificare all'interno di qualsiasi rapporto commerciale tra clienti e fornitori. Un approccio alla trade compliance basato sul rischio suggerisce di prestare molta attenzione alla verifica del beneficiario effettivo, ma a volte questo lavoro può rivelarsi complesso: specie in presenza di intermediazioni, società controllanti, trust o fiduciarie, risalire fino al beneficial owner può richiedere tempo e fatica.

La legge ci aiuta, ma ci impone anche delle responsabilità: grazie alla IV Direttiva antiriciclaggio avremo a disposizione dei registri nazionali che raccolgono i nominativi di beneficiari effettivi, però allo stesso tempo questo testo (e ancor di più la successiva V Direttiva) impone a chi intesse rapporti d'affari di indagare sul beneficial owner.

Facciamo però un passo indietro per capire chi sia, esattamente, il beneficial owner, per poi scoprire che cosa ci chiede la legge e come fare per essere in regola.

Chi è il beneficial owner?

Il beneficiario effettivo è la persona (o l'insieme di persone) che principalmente trae vantaggio da interessi, dividendi o royalties di un'attività, anche se quest'ultima è formalmente titolata a qualcun altro. Più precisamente, nella IV Direttiva Antiriciclaggio il beneficial owner viene definito come la persona che detiene una quota di partecipazione superiore al 25% della società in oggetto.

Il titolare effettivo può coincidere, ma non necessariamente, con il legale rappresentante o con chi amministra o dirige l'attività in questione. In alcuni casi il beneficial owner può nascondersi dietro mandatari (prestanome, familiari, intermediari professionisti, società fiduciarie o trust) oppure l'azienda può far parte di una holding o di una joint-venture. Per diverse ragioni, il titolare effettivo di una società privata potrebbe desiderare di non far comparire il proprio nome nel libro dei soci o in registri pubblici.

Perché l'identità del beneficial owner è importante?

Il tema del beneficial owner è finito al centro delle cronache nel 2016, con l'inchiesta giornalistica sui “Panama Papers”: documenti, datati dagli anni Settanta ai giorni nostri, che hanno svelato l'esistenza di oltre 200.000 società offshore usate da personalità politiche e banche per nascondere fonti di ricchezza da sottrarre alla tassazione. Non necessariamente nell'identità del beneficial owner deve esserci qualcosa di poco trasparente o illegale, anzi. Ma ciononostante, quando si creano relazioni con un business partner, è un dovere di compliance definire chi sia il titolare effettivo.

Nella maggior parte delle circostanze la procedura usata per nascondere il beneficial owner è legale, ma le motivazioni potrebbero non esserlo. Talvolta lo scopo è l'evasione fiscale (celando proprietà o attività che generano profitti), altre volte il titolare effettivo che si nasconde è una persona che attraversa problemi legali da cui vuole tenere al riparo la propria società, mentre nei casi peggiori dietro al sipario ci sono truffe e schemi di riciclaggio di denaro sporco.

Dagli anni Novanta in poi l'Europa si è adoperata nella lotta al riciclaggio di denaro con una serie di direttive, via via aggiornate e recepite dai Paesi membri. Attualmente è in vigore la Direttiva n. 2018/843, detta comunemente V Direttiva antiriciclaggio, che è dovuta essere adottata dagli dagli Stati membri entro il 10 gennaio 2020. Il testo allarga il cerchio dei soggetti coinvolti nel dovere di verifica del beneficial owner, rispetto a quanto previsto dalla IV Direttiva; quest'ultima resterà però valida in molte sue parti.

La IV Direttiva (recepita in Italia con il decreto legislativo del 25 maggio 2017, n. 90) impone agli amministratori delle imprese dotate di personalità giuridica l'obbligo di raccogliere dai soci i dati utili per determinare l'identità del beneficial owner. Anche i fiduciari di trust sono tenuti allo stesso dovere. La IV Direttiva ha inoltre richiesto ai Paesi dell'UE di creare dei registri nazionali centralizzati dei titolari effettivi di aziende e trust.

Tale documentazione, che in Italia fa parte del Registro delle Imprese della Camera di Commercio, è un buon punto di partenza per chi debba risalire al beneficial owner di un'attività con cui si fanno affari, ma da sola potrebbe non essere di grande aiuto, nel quotidiano. Le verifiche da effettuare sono molte, e il lavoro si complica se l'azienda è parte di una holding o di una joint-venture perché in tal caso è necessario risalire fino al titolare effettivo della società controllante.

Come scoprire l'identità del beneficial owner

L'indagine sul beneficial owner potrebbe richiedere molte verifiche e, talvolta, scontrarsi con la difficoltà di reperire i dati desiderati. Si tratta di un lavoro riassumibile nell'espressione “know your customer”, un invito a conoscere il cliente a cui si vendono prodotti e servizi ma - nei casi della trade compliance - anche a conoscere il fornitore, agente o business partner di altro genere. Può rivelarsi necessario fare controlli incrociati da più fonti, per ricostruire l'intero quadro di una società (o delle sue controllate o della casa madre) e per accertarsi della validità delle informazioni reperite.

  • Registri pubblici, come il Registro delle Imprese della Camera di Commercio, sono buona risorsa. Scritture contabili, bilancio, libro dei soci, comunicazioni tra soci sono fonti utili per risalire al beneficial owner.
  • Anche le informazioni reperibili su Internet, come i dati societari pubblicati sul sito Web di un'azienda, possono essere un'utile risorsa, da prendere però con le pinze e da confrontare con altre fonti.
  • Inoltre è opportuno richiedere al business partner una dichiarazione scritta in cui viene indicato il nome del beneficial owner.
  • Se la società è parte di una holding, si dovrà risalire al beneficial owner della controllante, attraverso la serie di controlli sopra descritti.
  • Il lavoro di ricerca del beneficial owner si complica nel caso l'azienda sia amministrata da un rappresentante legale, un fiduciario o altro tipo di intermediatore. Non necessariamente la loro presenza è indizio di attività losche e nemmeno della volontà di celare il beneficial owner, ma di certo in questi casi le verifiche sull'identità del titolare effettivo diventano più complesse.
  • Una volta individuati nome e cognome del beneficial owner, il lavoro non è finito. Bisogna, a quel punto, verificare che si tratti di una persona dalla reputazione immacolata, con cui è possibile fare affari senza incappare in problemi di multe o divieti di far circolare le merci. Dunque si dovrà controllare che quella persona non sia segnalata nelle liste antiterrorismo, in quelle dell'Onu, dell'Unione Europea e dell'Ofac, negli elenchi delle Political Exposed Person (liste PEP), dei politici italiani locali (liste PIL) e della Consob sui promotori finanziari radiati (lista PRF).

Semplificare la ricerca del beneficial owner

L'identificazione del beneficial owner potrebbe rivelarsi una caccia al tesoro, che porta via tempo e risorse impiegabili in attività a maggior valore aggiunto per l'azienda. Metisoft dal 2001 si occupa di aiutare le aziende ad azzerare i rischi di derivanti dalla mancata compliance e, fra le altre cose, anche dalla scelta di business partner non affidabili. La soluzione cloud Business No Risk controlla i dati anagrafici presenti in un sistema aziendale e li confronta con le liste italiane e internazionali, sempre aggiornate, di persone compromesse in attività di terrorismo, riciclaggio, esposizione politica.

Per la tua azienda, questa può essere una via alternativa, più diretta e rapida, per raggiungere l'obiettivo di una trade compliance certa. Business No Risk ti mette al riparo da sanzioni, interruzioni di attività e danni alla reputazione, e ti permette di compiere scelte più consapevoli per la tua azienda. Chiedici una consulenza gratuita su come poter gestire in modo semplice e sicuro le verifiche sul beneficial owner con le nostre soluzioni per la trade compliance!

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Antonio Bettini

Antonio Bettini

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