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I benefici di SAP S/4HANA: 4 casi concreti

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SAP S/4HANA è l’ERP intelligente di SAP che utilizza tutta la potenzialità del database in memory HANA e che fornisce all’azienda gli strumenti necessari per la digitalizzazione. La prima release è stata lanciata nel 2015 e da quel momento la soluzione è stata continuamente arricchita fino a portarla ad un grado tale di maturità e di adattabilità, da renderla la soluzione vincitrice del mercato ERP.

Questo lo sappiamo tutti ma oggi vorremmo cercare di essere più concreti e di andare ad evidenziare quali sono le differenze principali fra SAP ECC e SAP S/4HANA ed i conseguenti benefici che SAP S/4HANA può portare in determinati processi di business.

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Alcune delle differenze fra SAP ECC e SAP S/4HANA

Le cose che differenziano i due prodotti (perché ricordiamo che di due prodotti differenti parliamo) sono tantissime e non possono essere concentrate in un articolo, ma cercheremo di concentrare l’attenzione sulle principali differenze percepibili dal cliente, grazie alle quali si possono cercare di immaginare dei conseguenti benefici.

Il database HANA

Il fatto che SAP S/4HANA utilizzi il database HANA non è di per sé una differenza, perché nel mondo ci sono già tantissime installazioni di SAP ECC su HANA. La vera differenza è che SAP S/4HANA può essere eseguito solo con HANA. La compatibilità con altri database quali Oracle, DB2, ecc, è stata eliminata. Se a prima vista questo può sembrare un limite, in realtà l’aver focalizzato tutti gli sviluppi su un solo database, ha consentito a SAP di realizzare tutta una serie di innovazioni di cui parleremo in seguito. Grazie al database HANA (database in memory con struttura dati colonnare) e alle semplificazioni introdotte nel modello dati, è possibile ottenere delle performance di accesso ai dati non paragonabili rispetto ai database tradizionali, consentendo di fondere insieme le funzionalità OLTP (Online Transaction Processing) e OLAP (Online Analytical Processing) in funzionalità integrate, migliorando notevolmente la produttività degli utilizzatori.

Single Source of Truth

Chi ha avuto la possibilità di confrontarsi con SAP ECC da un punto di vista tecnico, sa bene quale sia la complessità della struttura dei dati di alcuni oggetti. In contabilità o nelle vendite, sono presenti decine e decine di tabelle, fatte di testate, dettagli, schedulazioni, collegamenti con altri oggetti, ecc. A queste si aggiungono tabelle ancora più tecniche, per consentire di velocizzare gli accessi, come ad esempio le tabelle indice utilizzate nei processi di vendita per determinare gli ordini da evadere. Questa struttura dati era necessaria per consentire il funzionamento del sistema indipendentemente dal database utilizzato, ma avendo eliminato la compatibilità con tutti i database non colonnari e senza gestione dei dati in memoria, SAP ha potuto “semplificare” la struttura dei dati eliminando buona parte delle informazioni ridondanti. L’operazione è quella che viene chiamata da SAP “simplification”, e consiste nell’accorpamento di tutte le informazioni relative ad un determinato oggetto in tabelle aggregate. E’ il caso della ACDOCA (nota anche come Universal Journal) che mette insieme buona parte delle vecchie tabelle della contabilità, o della MATDOC che mette insieme buona parte delle vecchie tabelle della gestione del magazzino.

Nel database di SAP S/4HANA un’informazione è memorizzata in un solo campo di una sola tabella. Se poi questa informazione può essere calcolata (come ad esempio il saldo di un conto di contabilità) allora non viene memorizzata affatto, ma viene calcolata al volo, grazie alla potenza del database e alla capacità di calcolo integrata nelle CDS View, garantendoci contro ogni (ormai impossibile) disallineamento.

Integrazione di funzionalità esterne

Grazie alle potenzialità del database HANA, SAP è riuscita a portare all’interno del nuovo ERP tutta una serie di funzionalità che prima dovevano essere eseguite su sistemi esterni (“modalità sidecar”) determinando, in alcuni casi, anche la strategia di sviluppo futuro dei sistemi integrati. E’ il caso ad esempio di APO, per il quale alcune funzionalità sono state integrate (e potenziate) in SAP S/4HANA mentre altre sono state spostate su altre piattaforme cloud. Fra le funzionalità integrate in SAP S/4HANA citiamo Global ATP e PP/DS (SAP S/4HANA M/PS). In altri casi la modalità integrata in SAP S/4HANA continua ad essere solo una delle opzioni percorribili, come ad esempio per EWM e TM che possono essere utilizzati indifferentemente nella modalità “embedded” o in quella “sidecar”.

In ogni caso, quando parliamo di funzionalità integrate o di nuove funzionalità, dobbiamo prestare particolare attenzione alla gestione delle licenze. Non tutto quello che è incluso nel digital core e quindi installato nel nostro sistema SAP S/4HANA, è incluso nella licenza base.

L’ERP Intelligente

Abbiamo già detto che SAP S/4HANA è l’ERP intelligente, ma non abbiamo detto per quali ragioni. Fra le motivazioni che ci spingono a definirlo tale non possiamo non citare gli strumenti di Machine Learning integrati nel digital core e pronti per essere utilizzati. Molti di questi strumenti sono in area finance e consentono di addestrare il sistema a fare operazioni ricorrenti, imparando dalle nostre operazioni e dalle correzioni che facciamo in seguito alle proposte che il sistema genera.

Un’altra delle ragioni che ci spingono a definire “intelligente” SAP S/4HANA è il differente approccio all’utilizzo dello stesso. Un tempo un utente di SAP ECC che si occupa dell’order desk, per capire quali sono i backorder su cui doveva lavorare, era costretto ad entrare nel sistema, lanciare l’apposita transazione, scegliere la variante giusta, visualizzare la lista degli ordini e capire quali fossero quelli su cui c’era un intervento da fare. Ora, grazie alla nuova User Experience basata su Fiori, l’operatore ha di fronte a se tutte le “tile” (le pagine iniziali delle sue applicazioni) nelle quali sono immediatamente visualizzati KPI e indicatori di avvertimento. Debitamente customizzato, il sistema mostra visivamente all’utente che in una delle sue applicazioni c’è qualcosa che richiede la sua attenzione, gli indica anche la gravità della situazione e gli consente di reagire immediatamente, in maniera più intuitiva ed efficace.

Funzionalità eliminate, ridimensionate o sostituite

Abbiamo già detto più volte che SAP S/4HANA non è il successore di SAP ECC di conseguenza non possiamo contare di avere a disposizione tutte le funzionalità che c’erano nel vecchio ERP. Alcune delle vecchie funzionalità sono state ridimensionate o addirittura eliminate, perché la strategia di SAP è di sviluppare altre soluzioni che, in alcuni casi, non ha in programma di portare nel digital core. Fra le funzionalità ridimensionate citiamo la gestione del magazzino fisico (conosciuta con la sigla WM). Inizialmente SAP aveva dichiarato che la funzionalità non sarebbe più stata disponibile, visto che è stata completamente sostituita da EWM. Fra l’altro EWM, nella configurazione Basic, è compreso nella licenza base e quindi può essere utilizzato da tutti. Qualche mese fa SAP ha dichiarato che il componente WM (rinominato LE-WM) sarebbe stato mantenuto con il nome di Stock Room Management, ma con un set di funzionalità ridotte e comunque non più sviluppato in futuro.

Altri componenti hanno avuto una sorte peggiore, come ad esempio il componente di gestione del commercio Estero all’interno delle vendite (SD-FT). Questo componente è stato completamente eliminato così come sono stati eliminati i campi all’interno delle tabelle SAP. In conversione da SAP ERP a SAP S/4HANA i dati di commercio estero non vengono trasferiti e il cliente deve decidere se dotarsi di un altro prodotto SAP (Global Trade Services) o di una qualche soluzione custom.

Ben diverso è il caso delle funzionalità sostituite. Nel suo obiettivo di semplificare SAP ha eliminato tutte le soluzioni ridondanti. Dove era possibile fare la stessa cosa con due (o più soluzioni differenti) SAP ha scelto di mantenere soltanto quella più completa in termini di funzionalità. E’ il caso ad esempio del Materal Ledger che è divenuto obbligatorio e che quindi (se non lo si utilizza già) deve essere attivato durante il progetto di conversione da SAP ERP.

Universal Journal

Completiamo questa rapida e assolutamente superficiale carrellata, con l’Universal Journal, probabilmente la prima grande innovazione di SAP S/4HANA, disponibile fin dalla prima relase. L’implementazione di questo strumento, resa possibile dalle semplificazioni introdotte grazie al database HANA, ha consentito di mettere insieme le registrazioni di contabilità generale con quelle del controllo di gestione. E’ ora possibile inoltre attivare un modello di COPA “account based”, con la medesima profondità che prima era possibile soltanto nella versione “cost based”. La COPA basata sui conti di contabilità è l’opzione di default in un sistema SAP S/4HANA e consente di ridurre drasticamente il tempo che veniva dedicato alle riconciliazioni fra FI e CO (di fatto non più necessarie).

I benefici di SAP S/4HANA

Come abbiamo visto quando si parla di innovazioni, possiamo distinguere fra funzionalità esistenti ora integrate in SAP S/4HANA, revisione di funzionalità esistenti o funzionalità completamente nuove. Tutte queste innovazioni portano solitamente ad ottenere dei benefici, che però suggeriamo di declinare sempre nel caso concreto di ogni singola azienda. Se è vero che innovare dovrebbe equivalere a migliorare, a volte alcuni approcci più tradizionali e conservativi possono essere la scelta vincente. Veniamo comunque alla descrizione di alcune interessanti innovazioni cercando di descriverne i potenziali benefici per un’azienda tipo.

Leggi anche >> Conversione SAP S/4HANA: suggerimenti per un progetto di successo

Lead to Order to Cash

Lead_Order_Cash

Partiamo da questo caso anche per cercare di far comprendere meglio la visione generale di ridisegno delle soluzioni SAP. In SAP S/4HANA, il processo Order to Cash si è arricchito di una fase iniziale ed ora si chiama Lead to Order to Cash. In considerazione della decisione di abbandonare lo sviluppo del CRM on Premise per puntare sul nuovo CRM Cloud C/4HANA, SAP ha aggiunto nel digital core (e all’interno della licenza base) alcune delle funzionalità tipiche di un CRM, quali la gestione delle attività, la gestione dei lead, la gestione delle opportunità, ecc. Inoltre sono state aggiunte tutta una serie di funzionalità “Service”, come la gestione dei service order con tanto di gestione dei servizi a livello di riga, integrati con i prodotti, la gestione delle offerte, la gestione dei contratti di servizio, la gestione dei reclami e delle riparazioni.

Per alcuni clienti l’integrazione di tutte queste funzionalità in SAP S/4HANA può consentire di passare al nuovo gestionale semplificando il landscape, magari eliminando una soluzione CRM divenuta ormai “duplicata” e superata, riducendo considerevolmente il TCO.

Sales Order Fulfillment Cockpit

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I cockpit sono sicuramente fra gli strumenti utente più interessanti tra quelli presenti in SAP S/4HANA. Questo in particolare consente agli operatori di order desk di avere una migliore visibilità e un maggiore controllo sulla gestione degli ordini di vendita ed offre un supporto importantissimo per monitorare i KPI in tempo reale e adottare le eventuali misure correttive con largo anticipo rispetto alle funzionalità presenti in SAP ECC. Quando paliamo di cockpit in SAP S/4HANA parliamo di strumenti interattivi, all’interno dei quali non solo è possibile individuare rapidamente le situazioni che richiedono il nostro intervento, ma anche agire immediatamente, senza dover lanciare funzionalità esterne, vedendo immediatamente il risultato di ogni operazione eseguita.

Advanced ATP

Advanced_ATP

Per descrivere dettagliatamente l’Advanced ATP (AATP) di SAP S/4HANA potremmo scrivere un articolo ad hoc. Oggi focalizzeremo l’attenzione su alcune delle caratteristiche più innovative messe a disposizione delle aziende da questo potentissimo strumento. La funzionalità di Back Order Processing consente di segmentare i fabbisogni in 5 livelli di priorità: Win, Gain, Redistribute, Fill, Lose in maniera estremamente flessibile, assicurando che la domanda più qualificata venga soddisfatta nel modo migliore possibile. Fra le funzionalità di APO integrate in SAP S/4HANA c’è il Global ATP, che è stato potenziato e che consente ora di gestire una sequenza di plant su cui andare a cercare la disponibilità, combinata ad una sequenza di prodotti in sostituzione.

DDMRP

DDMRP

Lo strumento di pianificazione MRP è stato inventato negli anni 50 e, seppur costantemente arricchito negli anni, ha mantenuto tutta una serie di limiti che lo rendono sempre meno adeguato alla velocità e volatilità della domanda contemporanea. Negli ultimi anni si è fatta strada una nuova metodologia di pianificazione denominata Demand Driven MRP, diffusa dal Demand Driven Institute, e che consente di basare la pianificazione quasi esclusivamente sulla domanda e non più sulle previsioni di vendita.

A supporto del DDMRP, SAP ha sviluppato ed integrato in SAP S/4HANA tutte le funzionalità necessarie per supportare i 5 componenti della metodologia (Strategic Decoupling, Buffer Profiles and Levels, Dynamic Adjustments, Demand Driven Planning, Visible and Collaborative Execution) ed ha recentemente ottenuto anche la certificazione dell’istituto. Chi vuole ripensare il proprio modello di pianificazione della produzione o della distribuzione e non vuole impazzire implementando soluzioni esterne che scambiano quantità infinite di dati con il proprio gestionale, può contare su SAP S/4HANA.

Oggi è il momento giusto per pianificare il passaggio a SAP S/4HANA.

Si potrebbe continuare per giorni a parlare di differenze e benefici, riferiti a SAP S/4HANA, ma non voleva essere questo lo scopo dell’articolo. Quello che volevamo ottenere è “accendere” il vostro interesse per guardare con maggiore attenzione ai benefici dell’innovazione e domandarvi se non sia forse questo il momento di pianificare il passaggio a SAP S/4HANA. Come abbiamo già detto non tutte le innovazioni servono a tutti e non tutte portano a ciascuno benefici tangibili. Fatevi accompagnare nel percorso di valutazione da qualcuno che sappia percepire i vostri bisogni più profondi e riesca ad abbinarli con la mappa delle innovazioni disponibili nell’ultima release di SAP S/4HANA.

 

Articolo scritto da Stefano Rizzi, Business Development Manager in Metisoft

 

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Stefano Rizzi

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