Le riunioni aziendali sono una componente inevitabile della quotidianità di un team aziendale. Durante la settimana bisogna far fronte a meeting di diversa natura: alcuni per problem solving, altri per condividere informazioni o per direttive aziendali, altri ancora per il team building.
Durante questo periodo straordinario, il nostro modo di lavorare e di comunicare con il nostro team è stato stravolto. Molti si sono approcciati con strumenti per videoconferenze, mai utilizzati in precedenza. Grazie allo smart working abbiamo capito il valore di strutturare al meglio le nostre riunioni, rendendole più efficaci e produttive.
In questo articolo presentiamo una guida per aiutare Team Leader, Manager o altri individui, in cerca di consigli e tecniche per aiutare i propri team a operare con più efficacia insieme.
I consigli per una riunione aziendale più efficace
Il 3M Meeting Network ha stimato che il 50% del tempo trascorso in riunione è sprecato: in media, dai tre ai cinque minuti sono persi a causa di difficoltà tecniche o problemi di connessione. Una perdita di tempo (e di denaro) incredibile! Quando si decide di organizzare una riunione è bene stabilire se questa è effettivamente utile a uno scopo aziendale o se è preferibile optare per un percorso alternativo per raggiungere l’obiettivo. Ecco allora dei consigli per gestire al meglio le proprie riunioni e per non perdere più tempo!
Arrivare in anticipo e prepararsi
Quando le riunioni si svolgono in luogo fisico, si può entrare all'ultimo minuto, sedersi ed essere completamente presenti. Al contrario, in una videoconferenza, se si entra in ritardo, si rischia in incappare in qualche problema dell'ultimo minuto: il microfono che non funziona, il riavvio del computer o il settaggio di qualche impostazione che non funziona correttamente. E' importante arrivare sempre con un po' di anticipo per testare tutto l'equipaggiamento.
Configurare i protocolli del meeting
In un meeting online può essere difficile sapere quando qualcuno vuole parlare. Quindi si può creare un protocollo da utilizzare, come alzare la mano per parlare (solo se si usa il video). Un altro aspetto importante da non sottovalutare durante una riunione online è quello di mettere in muto il microfono, quando non si sta parlando, per evitare di disturbare.
I ruoli all'interno della riunione
Le riunioni hanno lo scopo di portare le persone a comunicare. Con il giusto gruppo di persone, le quali hanno un ruolo ben definito, si riuscirà a condividere informazioni di valore e proporre idee innovative, raggiungendo un risultato positivo.
L'organizzatore della riunione
E' importante assegnare a qualcuno il ruolo di Organizzatore della riunione. Questo individuo si assicurerà di alcuni task:
- Prima della riunione: imposta un ordine del giorno, il quale verrà condiviso per tempo; fornisce materiali di lettura preparatori; invia interlocutori chiave, esperti in materia e decisori; fornisce i collegamenti alla videoconferenza, testandoli in anticipo.
- Durante la riunione si assicura di entrare per primo (o con puntualità) alla riunione; si attiene all'ordine del giorno ed è propositivo; al termine, affida i passi successivi alle parti di competenza e stabilisce le scadenze; riassume i punti chiave per un allineamento generale.
- Infine, al termine della riunione: fornisce le informazioni chiave trattate, le decisioni prese e i prossimi passi da compiere a tutti i partecipanti; prende in considerazione la possibilità di far compilare un questionario di valutazione della riunione, per eventuali migliorie.
I partecipanti della riunione
Se l'Organizzatore ha invitato noi a far parte del meeting, vuol dire che ha bisogno delle nostre idee e competenze.
- Prima del meeting, è importante capire, in primis, il nostro ruolo e lo scopo della riunione; successivamente, leggere l'ordine del giorno e i materiali per la riunione, per non arrivare impreparati.
- Durante la riunione: non arrivare in ritardo, essere puntuali; ascoltare, riflettere e contribuire senza dilungarsi; è importante non distrarsi, anche se arrivano e-mail o il collega scrive in chat per un virtual coffee.
- Dopo il meeting: è doveroso leggere le annotazioni dell'Organizzatore, riguardanti la riunione e prestare attenzione alle azioni per cui siamo i responsabili; infine, se richiesto, compilare il modulo di valutazione della riunione.
Microsoft Teams: il giusto alleato per una riunione aziendale più efficace
La compatibilità tecnologica può rappresentare un problema quando i dipendenti di un’azienda hanno necessità di comunicare con clienti, partner o fornitori. Non c’è uno standard univoco per le video call, per cui è necessario assicurarsi che la propria piattaforma sia di facile integrazione con altri sistemi.
Un esempio di queste piattaforme è Microsoft Teams: una delle soluzioni più utilizzate a livello aziendale, che garantisce un grande livello di funzionalità per l’interattività della riunione e per la condivisione di documenti e file.
Microsoft Teams è l’hub perfetto per una riunione aziendale più efficace: è la piattaforma per la collaborazione in Office 365 progettata per chat e riunioni online che permette di organizzare conferenze audio, video e web e chattare con chiunque all'interno e all'esterno dell'organizzazione. Microsoft Teams permette di creare file insieme alle altre persone del team e di condividerle con le app che fanno parte della suite di Office 365; ogni documento che viene condiviso con il team verrà salvato nel cloud.
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Non si può essere però perfetti. Accade anche nell'azienda simil perfetta che uno dei partecipanti sia in ritardo di qualche minuto o che qualcuno si perda la riunione. Invece di provvedere ad aggiornarli con un altro meeting, è sufficiente utilizzare l'opzione "Avvia Registrazione". A questo punto, la riunione registrata viene memorizzata nel cloud e viene fornito un collegamento nella chat della riunione, nel quale i partecipanti possono cercare la trascrizione della riunione e andare direttamente al momento della riunione in cui è stata menzionata.
Se hai bisogno di supporto nelle tue riunioni o nel tuo smart working, chiedi aiuto ai nostri esperti, prenotando senza impegno una consulenza gratuita!
