L'export management è un’attività strategica per qualsiasi azienda. Le esportazioni sono un pilastro dell’economia italiana e una porzione importante del giro d’affari di molte imprese che producono e vendono beni. L’export management è però anche un ambito complesso, regolato da normative e variabili tecniche, in cui nulla può essere lasciato al caso.
Per un’azienda, la corretta e precisa gestione dell'export significa tranquillità, libertà dal rischio di incorrere in sanzioni e interruzioni del business ed anche poter ottenere benefici di reputazione e competitività.
Ogni esportatore sa che il “Made in” e l'origine preferenziale sono due opportunità da sfruttare e due questioni complicate da gestire. E poi ci sono i divieti, gli embarghi, le limitazioni sulle sostanze potenzialmente pericolose, le blacklist e le relative sanzioni per chi non rispetta le normative che li istituiscono. Qualsiasi esportatore deve tener conto di una moltitudine di normative nazionali e internazionali (a partire dal Codice Doganale dell'Unione entrato in vigore nel 2016), di processi che coinvolgono fornitori, intermediari, acquirenti e autorità di controllo. Dunque l'export management comporta un fondamentale lavoro di controllo, verifica, standardizzazione e aggiornamento continuo che mira alla trade compliance e che, se fatto bene, regala un vantaggio sulla concorrenza.
Passato, presente e futuro dell'export management
C'è però modo e modo per prendersi cura dell'export. Lo possiamo fare nella maniera tradizionale, con strumenti vari e parziali (dal pezzo di carta all'email, passando dai fogli Excel ad archivi dispersi qua e là) oppure con un approccio più integrato, che può semplificare l'impresa quotidiana della compliance e avvicinarci a nuovi traguardi. Il digitale è per l'export management una scorciatoia, una garanzia di correttezza, una “cabina di regia” da cui poter controllare in modo più semplice, sistematico e sicuro la miriade di dati e i numerosi processi relativi alle esportazioni. Oggi abbiamo a disposizione software dedicati a questa attività, che lavorano al servizio di diverse categorie di utenti e ruoli professionali. Per le aziende, racchiudono una serie di vantaggi non conseguibili con i metodi di gestione dell'export tradizionali: vediamo insieme i principali.
I principali benefici di un export management digitalizzato
1. Processi interni più semplici e rapidi
Le verifiche, la ricerca e la raccolta dei dati, i confronti, i calcoli: molte operazioni di ordinaria gestione dell'export possono portare via molto tempo alla giornata lavorativa e, talvolta, creare colli di bottiglia che penalizzano la produttività o, addirittura, bloccano i contratti. Al contrario, i software per la gestione dell'export consentono di avere a disposizione dati sempre aggiornati, univoci, consultabili in forma digitale tramite computer o smartphone. Questo si traduce in incrementi di produttività e in una marcata velocizzazione dei processi.
Un esempio: il software esegue quotidianamente calcoli per determinare se a un prodotto possa essere attribuita un'origine preferenziale o non preferenziale, e segnala lo status con un colore. L'utente dunque ha un immediato colpo d'occhio sulla situazione e individua senza difficoltà cambiamenti e potenziali problemi. Similmente, il software può eseguire controlli quotidiani sulla validità delle Long Term Declaration.
2. Sicurezza nel calcolo dei valori
Sappiamo che attribuire a un prodotto un'origine “Made in” laddove invece sarebbe possibile applicare anche l'origine preferenziale è un'occasione mancata, una perdita di vantaggi (sconti sui dazi e appetibilità per l'importatore) che invece, con un calcolo esatto, avrebbero fatto comodo. Ma quando si ha a che fare con distinte basi, percentuali, quantità, codici doganali, normative in evoluzione, l'errore è dietro l'angolo.
Un software per l'export management automatizza un grande volume di procedure e calcoli, per esempio relativamente alla determinazione dell’origine preferenziale e non preferenziale, da cui dipende la corretta attribuzione delle tariffe doganali.
3. Strumenti diversificati a supporto del lavoro
La gestione digitalizzata dei processi dell'export adotta un approccio integrato, ma non monolitico. Le migliori soluzioni software, infatti, sono modulari e declinate in diverse versioni, a seconda dell'utente che le consulta: a disposizione di vari ruoli professionali ci sono cockpit di controllo personalizzati, cioè delle “cabine di regia” dalle quali si ha accesso ai dati e alle procedure di interesse per quello specifico ruolo.
- L'ufficio tecnico, per esempio, può utilizzare il software per classificare i prodotti con il corretto codice HS, mentre gli addetti ai controlli possono verificare e gestire problemi relativi ai codici Taric, alle anagrafiche e ai certificati mancanti.
- I buyer possono consultare e gestire i messaggi di errore e gli alert su materiali d'acquisto privi di certificazione, componenti senza contratto, dichiarazioni dei fornitori scadute, e via dicendo.
- Il customer service può gestire facilmente l'emissione delle Long Term Declaration e delle dichiarazioni per forniture singole, le dichiarazioni in fattura e le richieste di certificati EUR 1.
- I commerciali possono monitorare le vendite e controllare se i prodotti beneficiano di origine preferenziale o non preferenziale. I fornitori possono condividere informazioni e documenti con i clienti in modo diretto, attraverso un portale online.
4. Riduzione drastica del rischio di errore
Chi, a vario titolo, gestisce le questioni di export deve verificare continuamente non solo l'esistenza di alcuni requisiti (come quelli sull'origine) ma anche l'assenza di infrazioni. Ai fini della trade compliance bisogna evitare di dare fiducia a business partner che non la meritano; bisogna maneggiare con cura i beni dual use; bisogna rispettare le normative REACH e RoHS, sulle sostanze chimiche e sui rifiuti elettronici; bisogna evitare di instaurare relazioni commerciali con soggetti residenti nei Paesi soggetti a embargo o con persone e aziende inserite in blacklist.
Questi e altri controlli, quotidianamente, devono essere svolti e la molteplicità di normative e black list, nazionali e internazionali, comporta il rischio di incappare facilmente in errori e, dunque, nel reato di falsa dichiarazione. Un software come MOP, al contrario, libera da questo rischio eseguendo controlli continuativi.
5. Vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza
Abbiamo visto come la digitalizzazione permetta di ottenere una piena visibilità sui dati, una tranquillità sulla correttezza delle dichiarazioni e un accesso più rapido alle varie informazioni e procedure. Tutto ciò si traduce in un vantaggio competitivo per l'azienda, per diverse ragioni. Inoltre il non dimostrarsi impreparati davanti a un eventuale ispezione doganale, ma al contrario produrre istantaneamente i documenti richiesti, significa evitare multe e interruzioni di operatività che sarebbero dannose sia per la produttività sia per la reputazione.
Inoltre i software che facilitano il processo di attribuzione dell'origine preferenziale assicurano i dovuti vantaggi di riduzione dei dazi sull'import/export (che altrimenti andrebbero persi se l'origine preferenziale non venisse correttamente identificata). In generale, il passaggio a una gestione digitalizzata permette di ottenere maggior controllo e visibilità sulle merci, sui processi e sulle relazioni commerciali.
6. Supporto per il conseguimento della certificazione AEO
Diventare un Operatore Economico Autorizzato (AEO) è certamente vantaggioso: chi può fregiarsi di questo titolo ottiene una sorta di “bollino” o di “patentino” valido su scala mondiale, grazie al quale subirà una minore quantità di controlli doganali in sede di import o nel passaggio alle frontiere di Stati Uniti, Cina e Giappone.
Esistono in realtà tre differenti certificazioni: la AEOC, che consente semplificazioni doganali, la AEOS, relativa agli aspetti di sicurezza, e la AEO Full risultante dalla somma delle due precedenti. In tutti i casi si ottengono benefici quali spedizioni più rapide, una riduzione di costi e uno status di particolare affidabilità agli occhi degli importatori e, dunque, un punto di forza rispetto alla concorrenza.
Per diventare un Operatore Economico Autorizzato è necessario fare richiesta all'Ufficio delle dogane competente, che eseguirà un audit e dovrà esprimersi sulla base di vari criteri (dati già in suo possesso, risultato delle ispezioni, certificazioni e pareri di esperti). Un'azienda dotata di software per la gestione della trade compliance potrà fornire prontamente all'autorità informazioni complete e trasparenti, favorendo l'assegnazione dello status di AEO.
Un approccio integrato alla trade compliance
Affrontare l'export management con un approccio digitale, strutturato e integrato, superando la frammentazione, l'inefficienza e il “disordine” dei vecchi metodi, regala benefici che vanno ben oltre la semplice trade compliance. I vantaggi, come abbiamo visto, spaziano dal migliore controllo del processo all'incremento di velocità ed efficienza, passando per la riduzione degli errori e, di conseguenza, dei rischi economici, legali e di reputazione. E tutto questo, unito alla maggiore visibilità sui dati, si traduce in vantaggi competitivi che l'azienda guadagna rispetto alla concorrenza. Se a questo punto sei curioso di scoprire le soluzioni per gestire al meglio ogni aspetto della Trade Compliance, allora non ti resta che leggere il nostro eBook gratuito!
