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Come ridurre i tempi interni di gestione del Made In e Origine Preferenziale

Il Made In è molto più di un semplice bollino, più di una dicitura in etichetta: è una dimostrazione di trasparenza, di conformità alle normative sul commercio e a volte, come nel caso del Made in Italy nel mondo fashion, può rappresentare anche una ragione di vanto e una marcia in più rispetto alla concorrenza.

Sappiamo che il concetto di origine, nel commercio, non è sovrapponibile a quello di provenienza ma è decisamente più complesso: l'origine (preferenziale o non preferenziale) è determinata dal luogo in cui nascono le materie prime o, nel caso di prodotti lavorati, da quello in cui è avvenuta l'ultima trasformazione significativa. E le regole specifiche su che cosa s'intenda per “trasformazione significativa” dipendono dalla categoria e dal codice doganale del bene in questione, oltre che dal Paese nel quale si intende esportare la merce.

Per un esportatore il Made In (detto anche Origine Non Preferenziale, che comunque non è la negazione della Preferenziale) è il risultato di un insieme di scelte su materie prime, fornitori, luoghi e processi di lavorazione, scelte che si traducono in montagne di dati e di processi da gestire. Per i Paesi dell'Unione Europea, Origine Preferenziale e Made In sono disciplinati dal Codice Doganale.

Ridurre i tempi interni di gestione per operare in tutta tranquillità

La mancanza del Made In o dell'Origine Preferenziale per un prodotto venduto dall'azienda al cliente può rappresentare un vero e proprio ostacolo alla vendita: il cliente, infatti, trovandosi nella situazione di dover pagare dei dazi a causa delle mancate dichiarazioni, potrebbe rivalersi sull'azienda fornitrice chiedendo sconti pari all'importo dei dazi pagati. In altri termini, è come se l'azienda fornitrice stessa pagasse il dazio.
Particolarmente complessa è la questione del Made in Italy, considerando il problema della contraffazione e quello, più nebuloso e subdolo, dell'Italian sounding. Non è da sottovalutare inoltre il fatto che, in generale, una falsa dichiarazione di Made in o di Origine Preferenziale possa risultare in denunce penali ai firmatari, multe e gravi danni di immagine all'azienda, sia a causa di chi dichiari il falso di proposito ma anche per chi si esponga per errore.

Essenzialmente, Made In e Origine Preferenziale richiedono un gran lavoro di gestione di dati e processi, necessario ai fini della trade compliance e della “tranquillità” di poter operare senza perdere troppo tempo per gli accertamenti doganali invadenti e senza rischiare multe. I diretti interessati sono generalmente non solo gli esportatori, ma anche le aziende - solitamente piccole - che lavorano con chi esporta: questi ultimi, infatti, devono avvalersi delle dichiarazioni dei propri fornitori, senza le quali non possono dichiarare che i loro prodotti finali siano Made In o di Origine Preferenziale. Tali dichiarazioni sono anche utili ad ottenere vantaggi di reputazione del marchio e risultare più appetibili per clienti o importatori: sono sempre più numerosi, infatti, gli acquirenti che richiedono prove d'origine ai fornitori e che su di esse orientano le proprie scelte.

Come velocizzare e semplificare la gestione del Made In e dell'Origine Preferenziale

La gestione del Made In, al pari della gestione dell'origine preferenziale, coinvolge diversi ruoli aziendali, processi e fonti di dati, e può impiegare una molteplicità di strumenti quali email, fogli di calcolo e database di vario tipo. E spesso, proprio a causa della natura tecnica della materia e del proliferare dei dati e degli strumenti usati, il rischio di errore è elevato.

Leggi anche: 4 step per ottenere la dichiarazione di Origine Preferenziale delle merci

Nella migliore delle ipotesi, la gestione del Made In e dell'Origine Preferenziale fatta nella maniera tradizionale porta via molto tempo e non garantisce un adeguato controllo sulle informazioni in gioco. Come renderla, allora, più semplice, veloce e a prova di errore? Ti suggeriamo cinque strategie.

1. Rendi digitali e sistematici i controlli di compliance

Esistono soluzioni, come MOP, in grado di svolgere automaticamente e rapidamente un lavoro di controllo altrimenti molto laborioso: possono, infatti, verificare il grado di compliance di un prodotto rispetto all'origine preferenziale e non preferenziale (Made In), tenendo conto delle materie prime, della provenienza delle forniture, dei luoghi di lavorazione, dei codici doganali HS in base ai quali variano le regole specifiche, e altro ancora.

Con una soluzione software è possibile eseguire questi calcoli in tempo reale, velocemente e in modo automatico, liberando tempo da dedicare ad attività a maggior valore aggiunto: senza la necessità di dover raccogliere dati o fare conti, è possibile infatti utilizzare il tempo guadagnato per analizzare dati, valutare il grado di soddisfazione della clientela, prevenire i controlli da parte delle autorità, definire le più opportune analisi al fine di orientare le strategie di business e svolgere molte altre attività in grado di assicurare un vantaggio competitivo.

2. Automatizza la raccolta delle Long Term Declaration

Un'altra procedura importantissima per la trade compliance che può essere efficacemente digitalizzata è la raccolta delle Long Term Declaration, le dichiarazioni a lungo termine sull'origine dei prodotti acquistati da fornitori abituali. Chi acquista da altri materie prime, componenti, semilavorati o beni finiti deve assicurarsi che tali dichiarazioni siano sempre valide e deve sollecitare periodicamente al fornitore l'invio di nuove dichiarazioni scritte allo scadere dei due anni dall'emissione.

Recuperare i documenti mancanti può essere un lavoro tedioso, ripetitivo, fatto di continui solleciti: dunque perché non renderlo automatico? Una buona soluzione potrebbe essere quella di avvalersi di portali web che permettano ai fornitori di inserire in autonomia dati e comunicazioni, evitando così i più classici e time-consuming scambi di mail.

3. Mantieni i dati aggiornati e facilmente reperibili

Un database digitale ha certamente dei vantaggi rispetto a un archivio cartaceo: è meno deperibile, è accessibile da diversi luoghi e persone contemporaneamente, include strumenti di ricerca e indicizzazione. Tutto ciò però non garantisce tempi rapidi nella gestione del Made In e dell'Origine Preferenziale, perché - specie per le aziende di grandi dimensioni o che trattano con numerosi fornitori - i database sono spesso più di uno e le informazioni si trovano sparse e magari duplicate qua e là. Un dato digitale, inoltre, non è sinonimo di dato aggiornato. Si pensi ad esempio a un Excel destrutturato, a un documento salvato nel PC di qualcuno o a una email nella casella di posta accessibile solo a qualcun altro: senza l'intervento del proprietario, l'unico che ha accesso, è impossibile mantenere aggiornati i dati.

Serve dunque un software di gestione dell'origine per sintetizzare la frammentazione in una visione unificata, priva di incoerenze e fatta di dati sempre aggiornati su composizione dei prodotti, origine, costi di acquisto, prezzi di vendita e via dicendo. Le migliori soluzioni software permettono di aggiornare i dati quotidianamente, li storicizzano e li rendono disponibili istantaneamente: questo permette, tra le altre cose, di poter dimostrare rapidamente la conformità in caso di ispezioni doganali. Non capiterà più di ritrovarsi senza documenti da fornire all'autorità doganale o a un cliente che ne faccia richiesta: un sistema di gestione permetterà di avere i dati disponibili non solo nel momento del controllo, ma anche prima, così da anticipare le decisioni.

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4. Semplifica il lavoro agli altri con strumenti ad hoc

La gestione del Made In coinvolge diversi attori: quelli aziendali, come amministrazione, commerciali, buyer, controller, planner, customer service, e poi quelli collegati a fornitori, clienti e autorità doganali. Ogni giorno queste figure trattano dati, documenti e procedure relative all'origine dei prodotti, ma ovviamente non a tutti interessano le medesime informazioni.

Un addetto agli acquisti, per esempio, si trova spesso a dover verificare la validità di una certificazione d'origine prima di rinnovare un ordine a un fornitore, oppure un commerciale a monitorare l'andamento delle vendite di prodotto. Un controller o un planner hanno spesso a che fare con segnalazioni bloccanti per mancanza di dati quali ad esempio codice doganale dei prodotti, codici Taric e informazioni anagrafiche mancanti, mentre l'ufficio tecnico ogni giorno si occupa di attribuire il corretto codice HS (Harmonized System code) ai prodotti.

Una soluzione davvero completa include strumenti ad hoc per i diversi attori coinvolti nella gestione della trade compliance: ciascuno ha accesso ai dati e alle procedure di propria pertinenza attraverso quelle che in informatica si chiamano “cabine di controllo” (cockpit), personalizzate in base al tipo di utente. In questo modo non sarà più necessario che un singolo utente inserisca manualmente tutti i dati, ma sarà sufficiente automatizzare dei flussi per poter usufruire dei dati (già in suo possesso) nei tempi e modi più opportuni.

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5. Integra la gestione del Made in con l'Erp aziendale

I dati relativi a vendite, acquisti, distribuzione, gestione magazzino, contabilità e quant'altro faccia parte di un Erp sono fondamentali, nonché strategici, per la gestione delle dichiarazioni di origine. Dunque per una soluzione di supporto alla trade compliance rappresenta certamente un valore aggiunto la capacità di integrarsi con il sistema di Enterprise Resource Planning (sistema gestionale aziendale), a partire naturalmente da quelli più diffusi sul mercato, come SAP.

Integrazione significa innanzitutto che il software di gestione dell'origine ha accesso ai database dell'Erp, con i quali dialoga e dai quali trae dati sempre aggiornati, ma significa anche poter inserire le attività di trade compliance all'interno di altri e più ampi processi aziendali. Esistono addirittura soluzioni native degli Erp per le quali parlare di integrazione potrebbe essere riduttivo, considerato che i dati sono presi e utilizzati direttamente nel sistema gestionale, con tutti i benefici del caso.

Dal Made in alla trade compliance

Con uno strumento di gestione della trade compliance è possibile realizzare tutte e cinque le strategie che abbiamo descritto: potrai ottenere visibilità sui dati e sui processi, guadagnare efficienza nel quotidiano, liberare tempo e risorse per altre attività, smettere di dover temere i controlli doganali ma anzi arrivare a lavorare meglio per, ad esempio, ottenere la certificazione AEO e decidere dove i controlli possano diventare parte di routine del processo (nonché attività doganali proattive), guadagnando così un'immagine di esportatore affidabile e preferibile ad altri.

Ma quali sono le migliori soluzioni per la gestione del Made in e più in generale per la trade compliance? Noi di Metisoft abbiamo le idee chiare, ma per supportarti nel tuo lavoro ti suggeriamo la lettura del nostro eBook gratuito dedicato a “Le soluzioni per gestire al meglio ogni aspetto della Trade Compliance"!