Quando si parla dello sviluppo di un nuovo prodotto, i team di ingegneri, designer e progettisti hanno un chiaro obiettivo in mente: dar vita a prodotti di buona qualità, in tempi se non rapidi per lo meno ragionevoli, senza particolari complessità oppure ostacoli.
A prima vista potrebbe sembrare lapalissiano, ma tradotto in altri termini questo significa che i tecnici degli uffici di design e progettazione non vogliono, o forse sarebbe più corretto dire non devono, perdere tempo nella gestione e nell’amministrazione di un processo poco efficiente, pieno di passaggi manuali, disconnessi se non addirittura errati, che potrebbero e dovrebbero essere automatizzati.
Dei benefici del PLM abbiamo avuto già modo di scrivere in questi articoli: Digital Continuity: come integrare un sistema PLM con ERP e MES.

Ora vogliamo focalizzarci sui vantaggi che l’adozione di un sistema PLM comporta in particolare per i team tecnici, composti dunque da ingegneri, progettisti, designer e sviluppatori.

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Automatizzare le attività di gestione con un sistema PLM

Nel quadro delle attività di un team di sviluppo e progettazione, probabilmente la fase che comporta maggiori rischi in termini di errori e perdite di tempo è quella della revisione del progetto stesso. Una fase che richiede una dose importante di “lavoro amministrativo” e che, se mal condotta, può essere fonte di errori che possono compromettere la qualità del lavoro finito e dai quali derivano richieste di ri-lavorazione.
Una cosa è un processo di revisione effettuato tramite un controllo informale fatto da uno o più membri del team, una cosa è un solido flusso di lavoro guidato da un sistema PLM (Product Lifecycle Management). Un flusso di revisione ben strutturato prevede che tutti i membri del team lavorino sulle stesse versioni dei file, si confrontino, contrassegnino con le loro osservazioni progetti e documenti, forniscano feedback e aggiornamenti, evidenzino eventuali problemi suggerendo possibili soluzioni.
Certo, si tratta di un processo articolato che, se sottovalutato, può dar vita a problemi non irrilevanti. 

La gestione dei feedback tramite un sistema PLM

Pensiamo ad esempio al tema dei feedback.
Si tratta di una fase importante, che coinvolge tutti gli attori che partecipano al processo, dunque fornitori, clienti e team interni; proprio per questa complessità intrinseca, la tentazione è spesso quella di trascurare questa fase, nell’illusoria convinzione di “risparmiare tempo”. In realtà, l’integrazione del sistema PLM con strumenti di collaborazione può essere la chiave per velocizzare il processo di feedback: il processo iterativo avviene sulla piattaforma di collaborazione, mentre l’esito finale viene portato sul PLM e reso disponibile a tutti i partecipanti al processo. 

Un ulteriore problema con il quale si scontrano gli uffici tecnici e di sviluppo è quello di non automatizzare i processi di revisione. Non è raro che i disegni relativi a un progetto vengano scaricati, stampati, annotati, scansionati, ricaricati e condivisi. Un enorme dispendio di lavoro manuale che fa raddoppiare se non triplicare il tempo necessario al completamento del task.
Ingegneri e progettisti dovrebbero dedicare il loro tempo alla risoluzione dei problemi, non sprecarlo per svolgere compiti che una piattaforma software è in grado di completare in autonomia.
Proprio per questo motivo è importante automatizzare quanto possibile i diversi passaggi amministrativi, collegando gli strumenti di collaborazione al data source, avendo la garanzia di disporre delle giuste informazioni in un formato facilmente lavorabile.

Evitare errori disponendo delle giuste informazioni

Anche il tema delle “giuste informazioni” è tutt’altro che banale.
Se un team di ingegneri e progettisti non dispone dei dati giusti sui quali lavorare, finisce per prendere decisioni sbagliate, che si traducono in problemi di accuratezza, di qualità del prodotto finale se non addirittura nel fallimento del progetto stesso, con tutte le conseguenze del caso.
Nella migliore delle ipotesi, il prezzo da pagare è l’allungamento dei tempi e l’aumento dei costi. Non è solo un problema di perdita e di necessario recupero di efficienza: è un problema di qualità che si traduce in cambiamenti costosi e conseguenze potenzialmente gravi per la sicurezza degli utenti e per la qualità del prodotto finito.
Se un componente del team lavora su un file sbagliato o sulla base di un'iterazione precedente non verificata, serve poi tempo per capire e correggere l'errore.
Questo accade quando gli utenti sono forzati a utilizzare strumenti complessi, scollegati tra loro, poco attenti alla user experience.
Una piattaforma orientata a garantire anche un'esperienza utente positiva aiuta gli utenti a comprendere da dove arrivano i dati, capire quali sono le versioni più recenti da utilizzare, evidenziare eventuali incongruenze o non conformità.

L’importanza della collaboration

Anche in questo caso, non si può non sottolineare l’importanza degli strumenti di collaboration integrati al sistema PLM, che consentono di mettere ordine nella pletora di mail, messaggi, chiamate, note, evitando dunque di perdere informazioni o comunicazioni preziose. L’utilizzo di dashboard e di strumenti di reportistica consentono ai membri dei team di vedere cosa sta succedendo e trovare le informazioni chiave e pertinenti in tempi più rapidi.

Per altro, proprio l’emergenza pandemica dello scorso anno ha messo in luce quanto il lavoro asincrono e i team remoti e dispersi siano diventati la nuova normalità. In questo scenario, nessuna organizzazione può permettersi processi di comunicazione scadenti. Non è più pensabile di affidare a lunghi giri di email la revisione di un progetto, né richiedere continue riunioni in presenza per ciascun passaggio. 

Un sistema PLM con strumenti di collaborazione integrata consente ai team tecnici di confrontarsi in tempo reale o in modalità asincrona, senza perdere mai di vista lo stato di avanzamento dei lavori: A che punto sono le revisioni? Cosa è necessario fare? Cosa sta ostacolando il processo? 

Strumenti più intelligenti e più facili da usare consentono agli ingegneri di condividere le informazioni in anticipo, garantendo nel contempo che nessuno perda mai una revisione.

In sintesi

Un sistema PLM estende il valore delle attività svolte dai tecnici e di sviluppo, aiutandoli nella condivisione delle informazioni sia all’interno sia all’esterno dell’organizzazione, rendendo comprensibili e tracciabili i processi decisionali e le fasi di revisione dei progetti e massimizzandone la capacità di influenzare anche le altre figure e funzioni coinvolte.

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