Smart Working l’importanza e i vantaggi per le aziende

Qual è uno dei metodi migliori per approcciare la trasformazione digitale nelle aziende italiane? La risposta è nello Smart Working, la prestazione lavorativa svolta in un luogo diverso dalla sede aziendale. Non va però limitato al concetto di lavoro da remoto, dove dipendenti e collaboratori, comunicano tra loro attraverso portali.  

Secondo uno studio del 2019 effettuato dall'Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, gli smart workers in Italia erano circa 570.000 (il 15% dei lavoratori nazionali), occupati soprattutto in grandi imprese. Nel 2022, post emergenza sanitaria, il numero degli smart workers si è attestato a 3,6 milioni, dei quali 630 mila sono dipendenti di PMI e, secondo le statistiche, il numero rimarrà stabile il prossimo anno. 

Capire il significato dello Smart Working non è immediato e nemmeno così intuitivo. Ma quello che sappiamo oggi è che è destinato a rimanere nelle nostre aziende.  

In questo articolo proveremo a fornire qualche risposta ai primi dubbi, puoi passare all’argomento che ti interessa cliccando il titolo dedicato. 

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Qual è il vero significato di smart working

Lo "Smart Working", conosciuto in Italia anche come "Lavoro Agile", è "una strategia d’impresa che abilita modalità di lavoro innovative e più efficaci, sfruttando tecnologie e modelli organizzativi orientati al lavoratore, migliorando il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti" (fonte: Gartner).  

Questa è la modalità di esecuzione del rapporto di lavoro che ha avuto il boom dopo l'emergenza sanitaria che abbiamo affrontato negli ultimi due anni. Sicuramente consente un miglior bilanciamento tra qualità della vita e produttività individuale e punta all’integrazione e alla collaborazione tra persone, in particolare, e tra organizzazioni. La tecnologia gioca un ruolo chiave: quando si parla di Digital Transformation nei luoghi di lavoro si pensa anche all’applicazione di tecnologie avanzate per connettere persone, spazi, oggetti ai processi di business, con l’obiettivo di aumentare la produttività, innovare, coinvolgere persone e gruppi di lavoro. 

Adottare lo Smart Working non vuol dire soltanto lavorare da casa e utilizzare le nuove tecnologie. Lo Smart Working non è il telelavoro: rafforza il concetto di collaborazione e favorisce la condivisione di spazi. Il concetto di ufficio diventa open, lo spazio lavorativo favorisce la creatività delle persone, genera relazioni che oltrepassano i confini aziendali, stimola nuove idee e quindi nuovo business.

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Come diffondere un approccio "smart" nelle PMI

Le PMI sono una frontiera necessaria in cui la rivoluzione introdotta dal Lavoro Agile non è ancora concretamente iniziata. Come abbiamo visto nel paragrafo precedente, solo tra i 3,6 milioni di lavoratori in smart working, 630 mila sono dipendenti di piccole e medie imprese. Affinché si sviluppi l’adozione delle pratiche di Smart Working anche in queste aziende, è necessario favorire la creazione di un clima di fiducia verso un nuovo modo di lavorare, da adattare alle caratteristiche strutturali e alle modalità operative tipiche delle imprese piccole e medie. 

Per creare un vero Smart Working in queste realtà occorrono infatti due strategie parallele: 

  • far capire il vero significato dello Smart Working, per evitare che non sia percepito solo come lavoro da remoto, di scarso interesse o addirittura inapplicabile per la maggior parte delle piccole realtà;  
  • aiutare a superare la logica di destrutturazione e informalità che caratterizza la maggior parte dei progetti in questa tipologia di aziende. 

L’adozione di un approccio informale, seppure in alcuni casi sia comprensibile alla luce delle caratteristiche delle PMI, denota una limitata sicurezza e spinta a livello aziendale nel progetto. Tali caratteristiche facilmente si possono scontrare con le criticità legate a una cultura aziendale molto presenzialista e alla necessità di investimenti in tecnologie digitali, entrambe barriere tipiche di realtà di piccole e medie dimensioni.

I vantaggi dello Smart Working 

Il lavoro agile offre molte opportunità interessanti sia per i lavoratori che per le aziende, a patto che ci sia organizzazione e che tra le parti vi sia un rapporto di fiducia reciproca. 

I vantaggi offerti dal lavoro agile sono evidenti e molteplici. Tra i principali vantaggi troviamo il miglioramento della produttività, la riduzione dell’assenteismo e minori costi per la riduzione degli spazi in ufficio.  

I vantaggi per il lavoratore 

Tanti sono i vantaggi che traggono i lavoratori dallo Smart Working. I più importanti sono: 

  • Work-life balance: il lavoro agile permette agli smart worker (i lavoratori) una migliore gestione del proprio tempo.  
  • Aumento della motivazione e della soddisfazione professionale: questa tipologia di lavoro "smart" aiuta le persone ad avere una maggior consapevolezza dei propri obiettivi e opportunità di crescita professionale e personale.  
  • Attitudine Smart: maggiore predisposizione all’utilizzo di tecnologie digitali, come Wi-Fi sempre più veloce che permette di annullare le distanze e digital workplace sempre più completi che facilitano la produttività e la collaborazione tra i dipendenti (es: Microsoft Team).  
  • Riduzione dei tempi e costi di trasferimento: maggiore flessibilità a lavoro sia in termini di orari sia in termini di spazi, senza trascurare l’impatto positivo sull'ambiente, grazie alla riduzione delle emissioni di CO2 conseguente alla riduzione del traffico per gli spostamenti. 

I vantaggi per l'azienda 

Lo smart working è un’opportunità che tutte le aziende dovrebbero adottare. Ciò che è fondamentale, è l'organizzazione del lavoro sotto tutti i punti di vista, ma anche valutare tutti i vantaggi che il lavoro agile comporta, come: 

  • La riduzione dei costi: gli spazi di lavoro in azienda si trasformano: vengono introdotte aree di coworking, huddle room e isole digitali. Riorganizzando gli spazi, gli uffici si riducono, riducendo anche i costi collegati.  
  • L'aumento della brand awareness: un’azienda che adotta il lavoro agile è più attrattiva per il mercato, sia per i clienti sia per i futuri dipendenti. Lo smart working è visto dai dipendenti come un incentivo per restare in azienda e come elemento di differenziazione.  
  • L'aumento della produttività: quando il lavoratore è più produttivo, di conseguenza anche il team diventa più produttivo. Si raggiunge così un miglioramento dei processi di workflow aziendale. 
  • Le skill digitali: aziende con una mentalità aperta hanno maggiori probabilità di sviluppare competenze digitali e una cultura aziendale che volge ai risultati; inoltre, hanno una maggiore possibilità di essere digitalmente abile e di generare valore aziendale.

Gli strumenti per lo Smart Working: Digital Modern Workplace 

Alla base del lavoro agile c'è la possibilità di scegliere il luogo di lavoro autonomamente, avendo però gli strumenti giusti per poter comunicare e collaborare insieme agli altri membri del team. Metisoft propone una nuova opportunità di collaborazione, condivisione e produttività, per lavorare in mobilità in modo efficiente e produttivo. Digital Modern Workplace è uno spazio di lavoro connesso che favorisce la comunicazione e l’accesso all’informazione e migliora la produttività degli utenti utilizzando strumenti digitali avanzati. 

Leggi anche >> Microsoft Teams, il digital workplace più completo 

La proposta Metisoft è basata sulla piattaforma Office 365 che offre una suite completa ed integrata di strumenti per realizzare il Digital Modern Workplace; tali strumenti includono le applicazioni Office e soluzioni per la collaboration come Teams, SharePoint, Yammer e OneDrive potenziate di nuove funzionalità a supporto della condivisione di documenti, opinioni, esperienze, consigli e idee innovative. Scaricando la brochure gratuita, potrai scoprire tutte le funzionalità del nostro strumento.

Non più Smart, ma Hybrid Working

Sicuramente la pandemia ha marcato una linea netta tra lo smart working e il lavoro in presenza. Ma tra i due è presente il lavoro ibrido – o hybrid working, una tendenza attualmente presente in molte aziende italiane, destinata a protrarsi nel tempo.  

Il lavoro ibrido è una modalità di lavoro flessibile in cui un lavoratore opera in parte da remoto (da casa o da un altro luogo) e in parte presso la sede aziendale. Il lavoro ibrido può essere: 

  • remote-first”: il lavoro da remoto è predominante e la presenza in azienda occasionale, 
  • office-first”: l’ufficio è il luogo principale dove svolgere le attività e il lavoro da remoto è secondario. 

L’hybrid working è un ambito rimasto ancora inesplorato per molti aspetti, ma che sta già attirando parecchio l’attenzione. Sono sempre di più i lavoratori pronti ad abbracciare l’era ibrida, che pare garantisca a molti un maggiore equilibrio tra vita professionale e vita privata.

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Articolo scritto da Gianluca Acciarri, BI, Portal and Content Management Competence Center Manager presso Metisoft